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A Documentalize é uma empresa de digitalização, guarda física e gestão de documentos para empresas e órgãos públicos, com atendimento em todo o Brasil e unidades em Curitiba, São Paulo, Porto Alegre e Florianópolis.
Empresa brasileira fundada em 2016 em Curitiba/PR, especializada em gestão documental.
Digitalização com validade jurídica, organização de arquivos, guarda e descarte certificado.
Unidades em Curitiba, São Paulo, Porto Alegre e Florianópolis, com atendimento em todo o Brasil.
Em conformidade com o Decreto 10.278/2020, ICP-Brasil e a LGPD.
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O Wedoks é um dos serviços do portfólio da Documentalize: nosso sistema próprio de GED, contratado junto com a digitalização ou a guarda de documentos. Nele o cliente acessa, organiza e audita o acervo digital com controle de permissões, rastreabilidade e conformidade com a LGPD.
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4 unidades próprias atendendo todo o Brasil a partir de digitalização de documentos em Curitiba, empresa de digitalização de documentos em São Paulo, Porto Alegre e Florianópolis. Na capital paulista, nosso serviço de digitalização atende Berrini e toda a Grande SP com o mesmo padrão de qualidade e validade jurídica das demais unidades.
"A Documentalize transformou nosso acervo de prontuários. O que levava horas para encontrar agora está a um clique."
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Sim. Documentos digitalizados têm o mesmo valor jurídico do original em papel desde que sigam o Decreto nº 10.278/2020, que exige assinatura digital com certificado ICP-Brasil e metadados de integridade. Cumpridos esses requisitos, o arquivo digital substitui o físico para todos os fins legais, inclusive perante órgãos públicos e o Judiciário.
O Decreto nº 10.278/2020 é a norma federal que regulamenta a digitalização de documentos físicos com validade jurídica no Brasil. Publicado em 18 de março de 2020, ele estabelece padrões técnicos mínimos — resolução, cores, formato PDF/A, metadados e assinatura digital ICP-Brasil — para que o arquivo digital substitua legalmente o original em papel.
O custo médio de digitalização de documentos no Brasil varia entre R$ 0,08 e R$ 0,35 por página, dependendo de volume, tipo de papel, necessidade de OCR, indexação e validade jurídica via ICP-Brasil. Projetos acima de 100 mil páginas costumam ter preço unitário menor. A Documentalize atende +2.200 empresas com orçamento personalizado.
Um projeto de digitalização de documentos leva, em média, de 2 a 8 semanas, processando entre 5.000 e 20.000 páginas por dia em escala industrial. O prazo depende do volume, estado de conservação do acervo, tipo de indexação e se haverá OCR ou assinatura digital ICP-Brasil conforme o Decreto 10.278/2020.
GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e ECM (Enterprise Content Management) são sistemas que armazenam, indexam e controlam o ciclo de vida de documentos digitais em uma empresa. O GED foca em arquivos; o ECM amplia para todo o conteúdo corporativo. Ambos garantem rastreabilidade, controle de acesso e conformidade com a LGPD (Lei 13.709/2018).
A guarda terceirizada de documentos consiste em armazenar arquivos físicos em galpões especializados, com controle de temperatura, combate a incêndio e rastreio por código de barras. A empresa contratante solicita consultas físicas ou digitalizadas sob demanda. A prática segue a Lei 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos) e a LGPD para dados pessoais.
Digitalização com OCR (Optical Character Recognition) é o processo que converte a imagem do documento escaneado em texto pesquisável e editável. Permite busca por palavra-chave dentro do arquivo PDF, com precisão acima de 98% em documentos bem conservados. É essencial para indexação automática em sistemas GED e atende aos requisitos do Decreto 10.278/2020.
Escanear é apenas capturar a imagem do documento em formato digital (PDF ou JPEG). Digitalizar é um processo completo: inclui escaneamento, OCR, indexação por metadados, controle de qualidade e, quando exigida validade jurídica, assinatura digital com certificado ICP-Brasil conforme o Decreto 10.278/2020. Todo documento digitalizado é escaneado, mas nem todo escaneado é digitalizado.
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Ver atendimento →Desde 2007 a Documentalize digitaliza e organiza acervos para empresas privadas, órgãos públicos, cartórios e instituições de saúde: são mais de 120 milhões de páginas digitalizadas, mais de 2.200 clientes atendidos e 18 anos de operação contínua. Digitalizar internamente costuma significar scanner lento, sem PDF/A nem assinatura ICP-Brasil e sem cadeia de custódia; contratar uma empresa especializada traz preço fixo por página, SLA contratual, conformidade com a LGPD e arquivos que substituem o papel conforme o Decreto 10.278/2020.
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Mais de 2.200 empresas, escritórios, hospitais e órgãos públicos já confiaram nos nossos serviços de digitalização e gestão documental.
“Digitalizaram 22 mil páginas do nosso acervo em uma semana, com validade jurídica e PDF pesquisável. A entrega veio antes do prazo combinado e a equipe foi extremamente cuidadosa com a confidencialidade.”
“Precisávamos eliminar o arquivo físico mantendo o sigilo dos prontuários. A Documentalize cumpriu a LGPD à risca, com ambiente monitorado e termo de confidencialidade. Hoje consultamos tudo pelo Wedoks.”
“Reduzimos drasticamente o espaço físico e ganhamos compliance nas auditorias. Cronograma respeitado, equipe técnica preparada e suporte direto pelo WhatsApp em todas as etapas do projeto.”
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