Digitalização de Documentose Gestão de Arquivos

Sim. Documentos digitalizados têm o mesmo valor jurídico do original em papel desde que sigam o Decreto nº 10.278/2020, que exige assinatura digital com certificado ICP-Brasil e metadados de integridade. Cumpridos esses requisitos, o arquivo digital substitui o físico para todos os fins legais, inclusive perante órgãos públicos e o Judiciário.

O Decreto nº 10.278/2020 é a norma federal que regulamenta a digitalização de documentos físicos com validade jurídica no Brasil. Publicado em 18 de março de 2020, ele estabelece padrões técnicos mínimos — resolução, cores, formato PDF/A, metadados e assinatura digital ICP-Brasil — para que o arquivo digital substitua legalmente o original em papel.

O custo médio de digitalização de documentos no Brasil varia entre R$ 0,08 e R$ 0,35 por página, dependendo de volume, tipo de papel, necessidade de OCR, indexação e validade jurídica via ICP-Brasil. Projetos acima de 100 mil páginas costumam ter preço unitário menor. A Documentalize atende +1.800 empresas com orçamento personalizado.

Um projeto de digitalização de documentos leva, em média, de 2 a 8 semanas, processando entre 5.000 e 20.000 páginas por dia em escala industrial. O prazo depende do volume, estado de conservação do acervo, tipo de indexação e se haverá OCR ou assinatura digital ICP-Brasil conforme o Decreto 10.278/2020.

GED (Gestão Eletrônica de Documentos) e ECM (Enterprise Content Management) são sistemas que armazenam, indexam e controlam o ciclo de vida de documentos digitais em uma empresa. O GED foca em arquivos; o ECM amplia para todo o conteúdo corporativo. Ambos garantem rastreabilidade, controle de acesso e conformidade com a LGPD (Lei 13.709/2018).

A guarda terceirizada de documentos consiste em armazenar arquivos físicos em galpões especializados, com controle de temperatura, combate a incêndio e rastreio por código de barras. A empresa contratante solicita consultas físicas ou digitalizadas sob demanda. A prática segue a Lei 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos) e a LGPD para dados pessoais.

Digitalização com OCR (Optical Character Recognition) é o processo que converte a imagem do documento escaneado em texto pesquisável e editável. Permite busca por palavra-chave dentro do arquivo PDF, com precisão acima de 98% em documentos bem conservados. É essencial para indexação automática em sistemas GED e atende aos requisitos do Decreto 10.278/2020.

Escanear é apenas capturar a imagem do documento em formato digital (PDF ou JPEG). Digitalizar é um processo completo: inclui escaneamento, OCR, indexação por metadados, controle de qualidade e, quando exigida validade jurídica, assinatura digital com certificado ICP-Brasil conforme o Decreto 10.278/2020. Todo documento digitalizado é escaneado, mas nem todo escaneado é digitalizado.