Organização de Arquivos e Gestão de Documentos
Cada minuto procurando um documento que deveria estar ao alcance de um clique é um minuto roubado da sua operação. A Documentalize transforma o caos documental em ordem, controle e eficiência.
O que é organização de arquivos?
Organização de arquivos (ou gestão arquivística) é o conjunto de atividades que estrutura o acervo documental de uma empresa — físico e digital — para que cada documento tenha uma única localização correta, seja recuperável em segundos e tenha um prazo definido de retenção e descarte. Envolve diagnóstico do acervo, definição de plano de classificação, indexação por metadados, aplicação de tabela de temporalidade documental e, quando aplicável, descarte certificado.
É a base que viabiliza qualquer outro projeto de gestão documental: sem organização prévia, digitalizar gera apenas um caos digital, e guardar gera apenas um custo recorrente sem ROI. No Brasil, segue as diretrizes do CONARQ, da Lei 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos) e da LGPD para tratamento de dados pessoais.
- Diagnóstico do acervo físico e digital
- Plano de classificação por função/assunto
- Tabela de Temporalidade Documental (TTD)
- Descarte certificado conforme prazos legais
Sua empresa está perdendo dinheiro com documentos desorganizados
Empresas brasileiras gastam em média 30% do tempo de um colaborador buscando informações que deveriam estar disponíveis imediatamente. Documentos físicos mal arquivados, pastas digitais sem padrão, caixas empilhadas sem identificação — isso não é só desorganização. É risco jurídico, ineficiência operacional e dinheiro que escorre pelo ralo todos os dias.
Quando a auditoria chegar, quando o processo trabalhista exigir um contrato de 2018, quando a fiscalização pedir uma nota fiscal de 5 anos atrás — você vai querer que esse arquivo esteja onde deveria estar.
do tempo de trabalho perdido buscando documentos (IDC Research)
custo médio de um colaborador desperdiçado em buscas manuais
prazo de guarda obrigatório para a maioria dos documentos fiscais no Brasil
De arquivo caótico a gestão documental profissional
Arraste o controle para ver a diferença
A Documentalize já transformou mais de 1.800 acervos físicos e digitais em todo o Brasil.
O que fazemos na prática
Do diagnóstico ao arquivo organizado — cada etapa com método e responsabilidade
- Mapeamento de todos os tipos documentais existentes
- Definição de critérios de classificação
- Criação de fluxo de entrada e saída de documentos
- Treinamento da equipe responsável pelo arquivo
- Laudo técnico com recomendações e plano de ação
- Análise da legislação aplicável ao seu segmento (trabalhista, fiscal, contábil, etc.)
- Classificação em arquivo corrente, intermediário e inativo
- Documentação do critério de destinação final (eliminação ou guarda permanente)
- Revisão periódica conforme mudanças legais
- Identificação e etiquetagem de caixas e pastas físicas
- Criação de inventário completo do acervo
- Classificação por tipo documental, data, departamento ou critério customizado
- Mapeamento de localização física (prateleira, caixa, número)
- Indexação digital com planilha de controle entregue ao cliente
- Triagem dos documentos aptos ao descarte (conforme tabela de temporalidade)
- Picotamento industrial com certificado de destruição
- Conformidade com a norma DIN 32757-1 e LGPD
- Registro de quais documentos foram eliminados, quando e por quem
- Relatório de descarte entregue para fins de auditoria
Do caos ao controle: nosso processo em 5 etapas
Metodologia testada em mais de 2.700 projetos executados
🔍Diagnóstico
Nossa equipe visita ou recebe remotamente o inventário do seu acervo. Mapeamos volume, tipos documentais, estado de conservação e urgências. Você recebe um relatório de diagnóstico sem compromisso.
Simule o custo do seu projeto de organização
Resposta em segundos — sem precisar falar com ninguém
Esta é uma estimativa orientativa. O valor final depende de visita técnica e análise do acervo.
Organizamos arquivos para todos os tipos de empresa
Escritórios de Advocacia
Contratos, procurações e autos de processo localizados em segundos — sem risco de perda em processos ativos.
Clínicas e Hospitais
Prontuários organizados conforme CFM e LGPD. Acesso rápido, rastreabilidade total, conformidade legal.
Construtoras e Imobiliárias
Plantas, alvarás, contratos de obra e escrituras organizados por projeto, com histórico completo e localização imediata.
Empresas de RH e Contabilidade
Holerites, admissões, demissões e documentos fiscais organizados e acessíveis para qualquer auditoria ou processo trabalhista.
Órgãos Públicos
Processos administrativos, licitações e atos oficiais organizados conforme as normas do CONARQ e legislação arquivística.
Indústrias e Distribuidoras
Notas fiscais, certificados de qualidade, laudos técnicos e registros de fornecedores organizados por período e departamento.
O que muda quando você tem gestão documental de verdade
Horas procurando documentos que deveriam estar ao alcance de um clique
Funcionários guardando cópias em e-mail, pendrive e gaveta — versões diferentes circulando
Auditoria chegando e ninguém sabe onde estão os contratos de 3 anos atrás
Documentos importantes descartados por engano — ou guardados por décadas sem necessidade
Novos colaboradores levam semanas para entender onde está o quê
Risco de multa por não conformidade com a LGPD e legislação fiscal
Dúvidas frequentes sobre organização de arquivos
Chega de perder tempo procurando documento
Solicite um diagnóstico gratuito. Nossa equipe analisa seu acervo e entrega um plano de organização sem compromisso.