Digitalização e Gestão de Documentos para Condomínios e Administradoras

Atas de assembleia, convenção e regimento interno são de guarda permanente — refletem decisões vinculantes. Prestação de contas e notas fiscais que lastreiam despesas devem ser guardadas por, no mínimo, 5 anos (art. 173 do CTN), prazo alinhado à prescrição para exigir contas do síndico. Documentos trabalhistas do condomínio empregador (ficha, ponto, holerite) seguem os prazos da CLT (3 a 5 anos após saída) e do INSS (até 10 anos para contribuições previdenciárias).

Muito. No Wedoks, cada balancete mensal é publicado com as notas fiscais e comprovantes anexados por mês e por categoria (portaria, limpeza, obras, seguros). O conselho fiscal acessa e valida a qualquer tempo; na assembleia anual, a prestação é exportada em um único PDF assinado digitalmente, com todos os anexos organizados — o que antes levava semanas passa a ser questão de horas.

Esse é o principal ponto de dor que a digitalização resolve. Com o acervo no Wedoks, todo o histórico do condomínio (atas, convenção, contratos, prestação de contas, correspondências) fica em uma base única, independente de quem administra. Na transição, basta transferir os acessos — nada se perde, nada precisa ser recatalogado. O novo síndico entra com visão completa das decisões passadas.

Sim, com controle. O Wedoks tem perfis distintos: síndico e administradora com acesso pleno; conselho fiscal com acesso à prestação; moradores com acesso ao que a convenção autoriza (atas, convenção, regimento, prestação de contas). Toda consulta gera log LGPD, e documentos com dados pessoais de terceiros (funcionários, inadimplentes) permanecem restritos.

Sim. Para documentos de guarda permanente (atas, convenção) ou com prazo fiscal em curso, mantemos o físico em ambiente climatizado com controle de temperatura, umidade, combate a incêndio e consulta on-demand. Ao final do prazo de guarda de cada tipo documental, executamos descarte certificado e emitimos termo de destruição para lastrear a eliminação.

Sim. Usamos scanner planetário (cenital), que captura o livro com a lombada aberta, sem cortar, arrancar folhas ou danificar a encadernação. Livros de atas com décadas de decisões — muitos com valor histórico e simbólico para o condomínio — são preservados fisicamente e ganham versão digital pesquisável por data, número de assembleia e assunto.

Ambos. O Wedoks pode ser contratado pela administradora (multi-condomínio, com painel único para gerenciar toda a carteira) ou diretamente pelo condomínio via síndico ou síndico profissional. Em qualquer modelo, a base fica vinculada ao CNPJ do condomínio — se a administradora mudar, o acervo permanece.