Digitalização de Documentos de RH e Departamento Pessoal
Transforme o arquivo morto do RH em dossiê do colaborador digital, com validade jurídica pela Lei 13.874/2019 e Decreto 10.278/2020 — pronto para reclamatória, auditoria fiscal e eSocial.
+1.800 empresas atendidas · +100 milhões de páginas digitalizadas · +2.700 projetos entregues
O que a lei permite (e exige) na digitalização de documentos trabalhistas
A Lei da Liberdade Econômica (13.874/2019) autoriza expressamente a digitalização e a eliminação dos documentos físicos, desde que a versão digital preserve a integridade e a autenticidade. O Decreto 10.278/2020 detalha esse requisito: PDF/A, metadados mínimos e assinatura digital ICP-Brasil garantem equivalência jurídica ao original. Somam-se a isso os prazos de guarda de documentos trabalhistas — ficha de registro por 3 anos após saída, holerites e FGTS por 5 anos, e documentos ligados à saúde ocupacional como PPP e PCMSO por 20 anos —, o eSocial (que exige comprovação eletrônica dos eventos) e a LGPD, que classifica dados de funcionários como pessoais e, em parte, sensíveis. A Documentalize organiza esse ciclo completo: digitaliza, indexa por CPF/matrícula, aplica temporalidade e integra ao seu sistema de RH.
O que acontece quando o acervo não é resolvido
Salas inteiras de arquivo morto de RH
Cada colaborador ativo, demitido e aposentado tem seu próprio dossiê físico. Empresas com décadas de operação acumulam prateleiras que ocupam espaço útil e custam aluguel — sem gerar valor.
Risco em reclamatória trabalhista
Sem encontrar admissão, ASO, advertência ou controle de ponto no prazo processual, a defesa fica frágil. Documento perdido ou ilegível é interpretado, na prática, contra o empregador.
Prazos de guarda longos e confusos
PPP e PCMSO por 20 anos, folha de ponto por 5, FGTS por 5, ficha de registro por 3 após a saída, contribuição sindical prescrita — cada documento tem regra própria e o RH descarta cedo demais ou guarda além do necessário.
LGPD com dados de funcionários
Ficha médica, ASO, dependentes, cópia de RG, dados bancários e afastamentos: informação pessoal e sensível espalhada em armários sem controle de acesso, expondo a empresa a incidente de dados.
Admissão e desligamento lentos
Coletar assinaturas físicas, imprimir cópias, deslocar dossiê entre setores e arquivar depois: o ciclo do colaborador demora dias quando poderia ser resolvido no mesmo turno.
eSocial sem lastro documental
O eSocial exige evento eletrônico, mas o auditor da Receita ou do MPT pode pedir o documento-fonte. Sem digitalização e indexação, cada solicitação vira uma caça ao papel.
Tipos de documento do setor
Como a Documentalize resolve
Uma cadeia única — digitalização com validade jurídica, GED próprio (Wedoks), guarda física dos originais e OCR/IA para busca e extração de dados.
Digitalização de documentos de RH com validade jurídica
300 DPI, PDF/A, OCR e assinatura ICP-Brasil por lote, atendendo Lei 13.874/2019 e Decreto 10.278/2020 — o digital substitui o papel em reclamatória, MPT, Receita e eSocial.
Ver serviçoWedoks: dossiê do colaborador digital
GED próprio com pasta única por CPF/matrícula, controle de acesso por perfil (RH, gestor, colaborador), assinatura eletrônica de admissão/advertência e trilha de auditoria LGPD.
Ver serviçoGuarda de documentos trabalhistas (5 a 20 anos)
Guarda física em ambiente controlado enquanto o prazo legal vigora, consulta on-demand e descarte certificado — com termo de destruição — no vencimento de cada tipo documental.
Ver serviçoOrganização e tabela de temporalidade
Inventário do arquivo morto RH, classificação por CPF e tipo documental e aplicação da temporalidade trabalhista/previdenciária antes de digitalizar — descartamos o que já pode ser descartado.
Ver serviçoSem Documentalize x com Documentalize
| Situação | Antes (sem gestão) | Depois (com Documentalize) |
|---|---|---|
| Espaço ocupado | Armários por colaborador ocupando salas do RH e do arquivo morto. | Dossiê digital único por CPF; espaço físico liberado. |
| Localização de documento | Busca manual — horas até achar admissão, ASO ou ponto de 2019. | Busca full-text por nome, CPF ou tipo em segundos. |
| Prazo processual (reclamatória) | Corrida contra o relógio para juntar prova antes da audiência. | Documento exportado em minutos, com assinatura digital válida em juízo. |
| LGPD e dados pessoais | Papel exposto em armários, sem log de quem consultou. | Acesso por perfil, log completo e política de retenção automatizada. |
| Admissão | Impressão, assinatura, cópia, arquivamento — 2 a 3 dias. | Assinatura eletrônica; dossiê pronto no mesmo turno. |
| Desligamento | Compilar dossiê manualmente para homologação e guarda. | Dossiê consolidado, TRCT anexado e retenção legal automática. |
| eSocial e auditoria | Pedido do auditor = mutirão no arquivo. | Documento-fonte anexado ao evento; auditor recebe no mesmo dia. |
| Descarte | Descarte tardio (custo) ou precoce (risco jurídico). | Temporalidade aplicada por tipo; descarte certificado no prazo exato. |
Antes Depois
Como funciona em 4 fases
Diagnóstico
Visita técnica ou análise remota do acervo — volume, estado, tipos documentais e prioridades.
Proposta
Escopo, cronograma, preço fixo e SLA por lote. Aprovação por escrito antes de iniciar.
Execução
Coleta lacrada, digitalização em nossa unidade (ou on-site) com OCR, PDF/A e assinatura ICP-Brasil.
Entrega
Arquivos indexados no Wedoks (GED), guarda física dos originais e certificado de conformidade.
Padrão técnico e legal
Digitalização 300 DPI+
Padrão 300 DPI colorido, com opção de 600 DPI para plantas, fotos e documentos históricos.
PDF/A e OCR
Formato PDF/A (ISO 19005) para arquivamento de longo prazo com texto pesquisável via OCR.
Assinatura ICP-Brasil
Validade jurídica conforme Decreto 10.278/2020 — o digital substitui o papel legalmente.
LGPD e sigilo
Contrato de confidencialidade, NDAs individuais, acesso auditado e descarte certificado.
Tabela de temporalidade
Aplicação da temporalidade legal do setor — guarda mínima, descarte e prazos de arquivo.
GED Wedoks
Plataforma própria com busca full-text, permissões, versionamento e trilha de auditoria.
Onde atendemos
Unidades próprias em Curitiba (matriz), São Paulo, Porto Alegre e Florianópolis, com logística nacional de coleta e devolução para todo o Brasil.
Dúvidas sobre recursos humanos
Sim. A Lei 13.874/2019 (Liberdade Econômica) autoriza expressamente a eliminação do documento físico após digitalização que preserve integridade e autenticidade — e o Decreto 10.278/2020 define os requisitos técnicos (PDF/A, metadados e assinatura digital ICP-Brasil) que garantem essa equivalência. A Documentalize entrega laudo técnico e termo de destruição para amparar o descarte.
Pronto para modernizar o acervo de recursos humanos?
Diagnóstico gratuito, proposta em até 48 horas e execução com validade jurídica pelo Decreto 10.278/2020.