Tabela de Temporalidade de Documentos: O Que É e Como Fazer a da Sua Empresa

O que é tabela de temporalidade?

Tabela de temporalidade é o documento que define, para cada tipo de papel que a empresa produz, por quanto tempo ele fica guardado e o que acontece com ele no fim do prazo: vai para o descarte ou fica em guarda permanente. No mundo dos arquivos, o nome completo é Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, ou TTD.

Ela responde a três perguntas sobre cada documento: quanto tempo ele precisa ficar por perto enquanto está em uso, quanto tempo ainda precisa ser guardado depois disso por exigência legal, e para onde ele vai quando esse prazo vencer. Sem essas respostas escritas, cada pessoa decide por conta própria, e é aí que nota fiscal vira lixo antes da hora e ficha de funcionário de 1998 continua ocupando prateleira.

A tabela costuma andar junto com o plano (ou código) de classificação de documentos, que organiza os papéis por tipo e função. Um diz o que é cada documento; o outro diz por quanto tempo ele vive.

Para que serve a tabela de temporalidade?

Numa empresa, a tabela de temporalidade resolve quatro dores de uma vez.

Ela corta o custo do arquivo. Com prazo definido, você para de guardar papel vencido e libera espaço, prateleira e aluguel de galpão para o que gera valor.

Ela protege numa fiscalização. Quando o auditor pede um documento fiscal ou trabalhista, você sabe se ainda tem obrigação de apresentar e onde ele está, sem revirar caixa por caixa.

Ela ajuda a cumprir a LGPD. A lei manda descartar dado pessoal quando ele não é mais necessário. A tabela é o que registra qual é esse momento para cada documento, o que evita guardar CPF e ficha de cliente por tempo indeterminado.

Ela acaba com a indecisão. Ninguém precisa parar para adivinhar se pode descartar aquela pilha. A regra já está escrita e vale para todo mundo.

As colunas de uma tabela de temporalidade

Uma tabela de temporalidade tem, no mínimo, quatro informações por linha:

• Tipo de documento: nota fiscal, contrato de trabalho, folha de pagamento, contrato social.
• Prazo na fase corrente: quanto tempo o documento fica em uso ativo, à mão.
• Prazo na fase intermediária: quanto tempo ele ainda precisa ser guardado depois de sair de uso, por exigência legal.
• Destinação final: o que fazer quando o prazo acabar, ou seja, eliminação ou guarda permanente.

A soma da fase corrente com a intermediária é o prazo total de guarda. A destinação é a decisão que fecha o ciclo: documento que já não serve para nada e não tem valor histórico é eliminado com registro; documento com valor legal permanente ou histórico fica guardado para sempre.

Exemplo de tabela de temporalidade para empresa

Este é um modelo simplificado com documentos que aparecem em quase toda empresa. Os prazos vêm da legislação (Código Tributário, CLT, legislação previdenciária) e servem de ponto de partida para você adaptar à sua realidade.

Dois cuidados que valem para qualquer tabela: documento ligado a processo judicial em andamento não entra na fila de descarte, mesmo com o prazo fiscal vencido; e prazo de guarda de documento privado é orientado pela lei, então na dúvida vale confirmar com o seu contador ou jurídico.

Como montar a tabela de temporalidade da sua empresa

Empresa privada não é obrigada a seguir uma tabela oficial como os órgãos públicos, que usam modelos aprovados pelo CONARQ. Mas ela ganha muito ao construir a sua. O caminho é este:

1. Levante os tipos de documento. Liste tudo que a empresa produz e recebe, por setor: fiscal, trabalhista, contábil, contratos, societário.
2. Encontre o prazo legal de cada um. Use a legislação como base e o apoio do contador para os casos específicos.
3. Defina a destinação. Marque cada tipo como “eliminar após o prazo” ou “guarda permanente”.
4. Escreva e aprove a tabela. Registre em um documento único, com a data e o responsável, e faça a diretoria validar.
5. Aplique e revise. Use a tabela para decidir descarte e digitalização, e revise quando a lei mudar.

Tabela pronta, e agora? Digitalizar e descartar

A tabela diz o que fazer, mas ainda falta executar. Documento que chegou na destinação “eliminação” precisa de descarte seguro, com fragmentação e certificado, principalmente quando tem dado pessoal, para atender à LGPD. Documento que fica, mas não precisa mais existir em papel, pode ser digitalizado com validade jurídica dentro do Decreto 10.278/2020 e liberar o espaço físico.

É essa combinação que tira a empresa do acúmulo: a tabela decide, a digitalização reduz o volume e o descarte seguro fecha a conta.

Como a Documentalize ajuda

Na Documentalize, a gente monta e aplica a tabela de temporalidade junto com você: levanta os tipos de documento, define prazos e destinação, digitaliza com validade jurídica o que precisa continuar acessível, guarda em ambiente profissional o que ainda exige o original e descarta com registro o que já venceu. Para o volume que fica, usamos compactação a vácuo, que reduz até 80% do espaço das caixas.

Mais de 1.800 empresas já organizaram o acervo assim, de cartório e clínica a indústria, com atendimento em Curitiba, São Paulo, Porto Alegre e Florianópolis.

Quer saber o tamanho do risco que o seu arquivo carrega hoje? Faça o Diagnóstico Documental gratuito: 6 perguntas, 60 segundos, e você vê o Índice de Risco do seu acervo sem precisar de cadastro.