O que é descarte certificado de documentos?
É o processo de destruição controlada de documentos físicos (e mídias digitais) por empresa especializada, sob cadeia de custódia auditável e com emissão de certificado de destruição. Substitui o "jogou no lixo" por um procedimento rastreável: cada caixa que sai do arquivo é pesada, registrada, destruída no método contratado e formalizada em documento próprio.
Esse certificado é a prova de que sua empresa cumpriu o prazo de temporalidade, respeitou a LGPD e não vazou dados sensíveis. Em auditoria fiscal, ele isenta a empresa de apresentar o documento original eliminado.
Quando descartar um documento?
Somente após o vencimento do prazo de guarda definido na sua tabela de temporalidade, considerando o prazo mais longo entre fiscal, trabalhista, cível e regulatório aplicáveis. Documentos com valor histórico, probatório ou guarda permanente(atas societárias, contratos sociais, projetos arquitetônicos relevantes) jamais são descartados.
A regra prática: se você não consegue apontar qual prazo legal autoriza o descarte daquela série específica, não descarte ainda.
Métodos de destruição
- Fragmentação cruzada (cross-cut): padrão para documentos com dados pessoais. Use no mínimo nível P-4 da norma ISO/IEC 21964 (DIN 66399).
- Incineração: destruição irreversível em alta temperatura. Indicada para documentos altamente sensíveis (saúde, jurídico estratégico).
- Trituração industrial + reciclagem certificada: combina sustentabilidade com segurança — desde que a reciclagem comece depois da trituração.
- Mídias digitais (HDs, SSDs, fitas): sobrescrita (NIST 800-88) ou destruição física (esmagamento, desmagnetização para HDs magnéticos).
O certificado de destruição: o que deve constar
- Razão social do contratante e do executor da destruição
- Data, local e horário da destruição
- Volume destruído (kg ou nº de caixas)
- Lista das séries documentais incluídas no descarte
- Método de destruição empregado e norma técnica de referência
- Assinatura do responsável técnico e do representante da contratante
- Termo de confidencialidade vigente
Sem esses elementos, o certificado não tem valor probatório.
Descarte certificado e LGPD
O Art. 16 da LGPD determina que dados pessoais sejam eliminados após o término do tratamento. O descarte certificado é a evidência operacional de que a empresa cumpre esse dever — peça-chave em qualquer inspeção da ANPD ou em resposta a um titular que exerce direito de eliminação (Art. 18, VI).
Por isso, o certificado deve ser arquivado na base de evidências de compliance da DPO por pelo menos 5 anos.
Como contratar descarte certificado
- Aprove internamente a relação de séries vencidas (pareceres do jurídico e do gestor documental).
- Solicite proposta com método, norma técnica, cadeia de custódia e modelo de certificado.
- Assine contrato com cláusula de confidencialidade e responsabilidade civil.
- Acompanhe a coleta (lacre nas caixas, manifesto de transporte).
- Receba e arquive o certificado de destruição.
Perguntas frequentes
É a destruição controlada de documentos físicos por empresa especializada, com emissão de certificado de destruição que comprova data, volume, método empregado e lista das séries documentais destruídas. Esse certificado é peça-chave em auditoria fiscal e LGPD.
Somente após o vencimento do prazo definido na tabela de temporalidade da empresa, considerando todos os prazos legais aplicáveis (fiscal, trabalhista, cível, regulatório) e os princípios da LGPD. Documentos com valor histórico ou guarda permanente nunca devem ser descartados.
Para documentos com dados sensíveis, a fragmentação cruzada (corte cross-cut nível P-4 ou superior, ISO/IEC 21964) é o padrão. Incineração é usada quando a empresa quer destruição irreversível e auditável fisicamente. A reciclagem só é segura se for precedida de fragmentação — papel inteiro destinado à reciclagem sem destruição é vazamento certo.
Sim. Apagar arquivos do servidor não basta — discos precisam ser sobrescritos (padrão NIST 800-88) ou fisicamente destruídos. A empresa também deve registrar a eliminação na trilha de auditoria do GED, com data, responsável e fundamento.
Sim. O Art. 16 da LGPD determina que dados pessoais sejam eliminados após o término do tratamento, salvo bases legais específicas para retenção (obrigação legal, exercício regular de direitos, transferência a terceiro autorizada). Reter além do necessário viola a Lei e pode gerar sanção da ANPD.
O responsável técnico da empresa de descarte, o representante legal da empresa contratante (geralmente DPO ou gestor documental) e, idealmente, uma testemunha. O certificado deve listar todas as séries destruídas com volume aproximado.