O que é uma tabela de temporalidade de documentos?
A tabela de temporalidade é o instrumento arquivístico que define, para cada tipo (ou série) documental, o tempo em que o documento deve permanecer em cada fase do seu ciclo de vida — corrente, intermediário e permanente — e sua destinação final, que pode ser eliminação ou guarda permanente.
Ela é o coração de qualquer política de gestão documental séria. Sem tabela, a empresa tipicamente guarda papel demais (custo alto e risco LGPD) ou descarta o que ainda tinha valor probatório (risco fiscal, trabalhista e jurídico).
Por que sua empresa precisa de uma
- Conformidade legal: guarda pelo prazo exigido pela Receita, CLT, eSocial e regulamentos setoriais.
- Redução de custo: elimina documentos vencidos e libera espaço físico e em sistemas de GED.
- LGPD: reter dados pessoais além do necessário viola o princípio da necessidade (Art. 6º, III) e gera multa.
- Auditoria: facilita responder à fiscalização sem precisar revirar arquivos sem critério.
- Memória institucional: garante que documentos de guarda permanente cheguem ao arquivo histórico.
Base legal: CONARQ, Lei de Arquivos e LGPD
No Brasil, a Lei nº 8.159/1991 (Lei de Arquivos) estabelece os princípios da gestão documental e cria o CONARQ — Conselho Nacional de Arquivos, vinculado ao Arquivo Nacional. O CONARQ publica resoluções e tabelas de temporalidade de referência para atividades-meio (administrativas, financeiras, recursos humanos) que servem de base para todo o país.
Empresas privadas não são obrigadas a seguir a tabela do CONARQ, mas é a referência mais sólida disponível em português — e o que o jurídico espera ver em auditoria. A LGPD (Lei 13.709/2018)acrescentou um vetor crítico: dados pessoais só podem ser retidos pelo tempo necessário ao tratamento, o que encurta prazos em vez de alongá-los.
Como elaborar uma tabela de temporalidade passo a passo
- Diagnóstico documental: levante todos os tipos de documento que a empresa produz e recebe — por setor.
- Plano de classificação: agrupe em séries (ex.: "contratos comerciais", "folha de pagamento", "notas fiscais de entrada").
- Pesquisa de prazos: para cada série, identifique o prazo legal mínimo (fiscal, trabalhista, cível, regulatório).
- Destinação final: decida se a série será eliminada após o prazo ou se tem valor histórico/probatório que justifica guarda permanente.
- Aprovação: formalize com diretoria, jurídico e arquivística. Em órgãos públicos, passa pela CPAD.
- Publicação e aplicação: divulgue, treine equipes e integre ao sistema de GED.
- Revisão periódica: revise anualmente — leis e contratos mudam.
Prazos de guarda mais comuns no Brasil
- Documentos fiscais: 5 anos após o fato gerador (Art. 173 do CTN).
- Folha de pagamento e ponto: 5 anos (com eSocial, conexões podem estender).
- Contratos comerciais: vigência + prazo prescricional (em geral 10 anos — Art. 205 do CC).
- Prontuários médicos: 20 anos (Resolução CFM 1.821/2007) após o último registro.
- Documentos societários (atas, contratos sociais): guarda permanente.
- Recibos de aviso prévio, férias, 13º: 5 anos após o desligamento.
- Documentos de licitação: 10 anos (Lei 14.133/2021).
Sempre valide com o jurídico do seu setor — algumas atividades reguladas (saúde, bancário, energia) têm prazos próprios bem mais longos.
Modelo prático: estrutura mínima de uma tabela
A tabela é uma planilha com no mínimo estas colunas: código de classificação, série documental, prazo no arquivo corrente, prazo no arquivo intermediário, destinação final, fundamento legal e observações. Cada linha corresponde a uma série.
Implementar a tabela em planilha é o primeiro passo. O ganho real vem quando ela é integrada a um sistema de GED ou ECM que aplica o prazo automaticamente: ao vencer, o sistema notifica e move para descarte certificado.
Perguntas frequentes
É um instrumento arquivístico que define, para cada tipo (série) de documento, o prazo em que ele deve ser mantido em arquivo corrente, intermediário e a destinação final (eliminação ou guarda permanente). Sem ela, a empresa guarda papel demais por medo ou descarta o que deveria preservar.
Não há uma tabela única obrigatória para o setor privado. O CONARQ publica tabelas para a administração pública federal que servem de referência. Empresas privadas elaboram a própria tabela com base em legislação fiscal (Receita Federal), trabalhista (CLT/eSocial), cível (Código Civil) e regulatória do seu setor.
Documentos fiscais: 5 anos após o fato gerador (Art. 173 do CTN). Trabalhistas/folha de pagamento: 5 anos para a maioria, com eSocial mantendo conexão por mais tempo. FGTS: 30 anos (mas hoje em revisão judicial). Contratos: prazo do contrato + prescrição cível (geralmente 10 anos). Sempre confirmar com o jurídico do seu setor.
1) Faça um diagnóstico documental e levante todos os tipos de documento. 2) Agrupe em séries (ex.: 'contratos comerciais', 'folha de pagamento'). 3) Pesquise os prazos legais aplicáveis a cada série. 4) Defina destinação final (eliminar ou guarda permanente). 5) Aprove com diretoria e jurídico. 6) Publique e revise anualmente.
Sim. O prazo de guarda é do CONTEÚDO, não do suporte. Um contrato digitalizado em PDF/A com validade jurídica (Decreto 10.278/2020) responde aos mesmos prazos do original em papel — e pode ter o papel descartado conforme a tabela.
Em órgãos públicos: a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD), e na administração federal precisa de homologação do Arquivo Nacional. Em empresas privadas: diretoria executiva com parecer jurídico e arquivístico — geralmente formalizada em política interna.