Digitalização para Cartórioscom Validade Jurídica e Arquivo de Segurança
A Corregedoria exige. A Documentalize executa. Digitalizamos livros, processos e acervos cartorários com metodologia certificada, laudo técnico e conformidade total com a Recomendação CNJ Nº 11.
Por que seu cartório é obrigado a digitalizar?
A Recomendação CNJ Nº 11/2021 determina que todos os cartórios extrajudiciais mantenham arquivo de segurança digital de livros e documentos. A Corregedoria Nacional fiscaliza o cumprimento e cartórios em desconformidade estão sujeitos a sanções administrativas.
Além da Rec. CNJ Nº 11, cartórios devem atender ao Provimento CNJ Nº 100/2020, às Normas de Serviço da Corregedoria estadual e ao Decreto 10.278/2020 para que os arquivos digitais tenham valor jurídico pleno.
O não cumprimento significa: notificações da Corregedoria, resultado negativo em inspeções, impossibilidade de comprovar guarda em sinistros como incêndio ou furto, e risco direto ao titular da serventia.
O que diz a Recomendação CNJ Nº 11?
"Recomenda aos responsáveis por serventias extrajudiciais que promovam a digitalização dos documentos custodiados, garantindo a preservação e o acesso ao acervo documental."
Selecione o tipo de serventia
Cada cartório tem documentos e requisitos específicos. Veja o que fazemos para o seu.
Documentos atendidos
- Escrituras públicas
- Procurações
- Testamentos
- Atas notariais
- Instrumentos particulares
- Livros A4 e A3
Como digitalizamos um livro de cartório
Clique em cada etapa para ver o que acontece com o documento
O livro chega com lote único. Registramos tipo documental, período, serventia de origem e responsável.
O que garante a conformidade técnica
Cada parâmetro atende a Rec. CNJ Nº 11 e o Decreto 10.278/2020 simultaneamente
Fidelidade ao original conforme Decreto 10.278 e padrões da Corregedoria.
Preservação de longo prazo com fontes, metadados e perfil de cor embutidos. Legível daqui a 50 anos.
Texto pesquisável e copiável. Funciona com manuscritos e tipografias antigas.
Autoria, integridade e não-repúdio. Timestamping por autoridade acreditada.
Título, autor, tipo, assunto, responsável, data/hora, local e hash SHA-256 injetados no PDF/A.
Arquivo PDF/A, planilha de controle e laudo assinado — três formas de redundância.
Cartório com ou sem conformidade: a diferença é enorme
Dois cenários. Uma escolha.
❌ Sem digitalização conforme
- Notificação da Corregedoria por descumprimento da Rec. CNJ Nº 11
- Impossibilidade de comprovar guarda em sinistros (incêndio, inundação, furto)
- Resultado negativo em inspeções com risco à delegação da serventia
- Documentos históricos perdidos para sempre se o físico for destruído
- Atendimento lento por falta de acesso digital ao acervo
- Vulnerabilidade à LGPD sem rastreabilidade de acesso
✅ Com digitalização Documentalize
- Conformidade com Rec. CNJ Nº 11 e laudo para apresentar à Corregedoria
- Backup digital íntegro mesmo que o físico seja destruído
- Inspeções respondidas com inventário completo e rastreabilidade
- Patrimônio histórico preservado digitalmente
- Atendimento ágil com busca no acervo digital em segundos
- LGPD compliant com controle de acesso e histórico de consultas
Do primeiro contato ao acervo digitalizado
Processo desenhado para cartórios — sem interromper o atendimento ao público
🔍 Levantamento
Nossa equipe faz levantamento presencial ou remoto: tipo de serventia, volume, estado de conservação e formatos. Você recebe relatório de diagnóstico com estimativa de prazo e custo, sem compromisso.
Atendemos cartórios em todo o Brasil
Unidades próprias nas principais capitais + logística nacional para coleta e devolução
Para demais estados: coleta e devolução via transportadora especializada em documentos sensíveis, com seguro de acervo e termo de responsabilidade.
Dúvidas sobre digitalização para cartórios
Na prática funciona como obrigação. A Corregedoria inclui o cumprimento nas inspeções regulares e cartórios em desconformidade recebem notificações com risco à delegação da serventia.
Sim. Podemos instalar equipamentos temporariamente no cartório sem que nenhum livro saia da serventia, ou realizamos coleta com transporte especializado, seguro de acervo e termo de responsabilidade.
Depende do volume e estado de conservação. Um acervo médio de Tabelionato de Notas (20 a 50 mil páginas) é concluído em 10 a 25 dias úteis, sempre em fases para não impactar o atendimento.
Sim. Nosso laudo é emitido com assinatura ICP-Brasil, contém todos os parâmetros técnicos exigidos (resolução, formato, metadados, hash) e pode ser apresentado diretamente em inspeções.
Cada livro é catalogado e fotografado antes e depois do manuseio. Usamos termo de recebimento com inventário físico, seguro de acervo e câmeras no ambiente de digitalização.
Sim. Fazemos levantamento completo e priorizamos os documentos com maior risco: os mais antigos, frágeis ou de maior volume de consulta. As fases seguintes são planejadas conforme orçamento.
PDF/A é um formato ISO de preservação: fontes, perfis de cor e metadados ficam dentro do arquivo. Daqui a 30 anos, em qualquer sistema, o documento abrirá idêntico ao original. Um PDF comum pode se tornar ilegível.
Sim. Temos scanner planetário para documentos que não suportam pressão ou abertura completa. Trabalhamos com documentos de mais de 100 anos, papéis quebradiços e tintas desbotadas, sem dano ao original.
Seu cartório precisa estar em conformidade com o CNJ
Solicite uma proposta. Nossa equipe analisa o acervo, elabora cronograma e apresenta o custo — sem compromisso e com laudo técnico incluso.