Gestão documental e GED (Gestão Eletrônica de Documentos) para empresas
A gestão eletrônica de documentos da Documentalize é feita no Wedoks, nossa plataforma própria: um só lugar para capturar, indexar, buscar, aprovar e auditar os documentos da empresa, alimentado pela nossa digitalização e integrado à guarda física.
O que é gestão eletrônica de documentos
Gestão eletrônica de documentos (GED) é o conjunto de tecnologias e regras que captura, indexa, armazena e controla documentos digitais durante todo o seu ciclo de vida. Em vez de pastas espalhadas em servidores e e-mails, o acervo fica em um repositório único, com busca pelo conteúdo, permissões por perfil e registro de cada acesso. Assim, qualquer documento é encontrado em segundos.
O que o Wedoks faz
Captura e OCR
Documentos digitalizados ou enviados entram com OCR, e qualquer palavra fica pesquisável, mesmo em PDFs escaneados.
Indexação por metadados
Cada arquivo recebe metadados como tipo documental, data, CPF ou CNPJ, número de contrato ou de processo.
Busca
Encontre documentos em segundos pelo conteúdo, por metadado ou pela pasta, inclusive em acervos com milhões de páginas.
Permissões por perfil
Acesso definido por usuário, equipe, pasta ou documento. Cada departamento trabalha com o próprio espaço e as próprias regras.
Versionamento
Histórico completo de cada alteração, com retorno a uma versão anterior em um clique.
Workflow de aprovação
Fluxos de aprovação e revisão de documentos, com notificações para que nenhuma etapa fique parada.
Temporalidade e descarte
A tabela de temporalidade definida na consultoria arquivística orienta a classificação no Wedoks, e o que venceu segue para descarte certificado.
Trilha de auditoria
Quem acessou, quem alterou e quem assinou fica registrado. Assinatura ICP-Brasil integrada à plataforma.
LGPD
Criptografia em repouso e em trânsito, logs de acesso, backup em data centers brasileiros e relatórios de compliance.
Para quem é
RH
Prontuários de funcionários, contratos e folhas organizados por colaborador, com acesso restrito à equipe de pessoas.
GED para RHJurídico
Pastas por cliente e por número de processo, com petições, provas e procurações encontradas em segundos.
GED para escritórios de advocaciaFinanceiro e contábil
Notas, livros e obrigações acessórias indexados por CNPJ e competência, prontos para fiscalização.
GED para contabilidadesSaúde
Prontuários e exames com acesso controlado por perfil, como pedem a LGPD e as normas do setor.
GED para clínicas e hospitaisCartórios
Livros e atos digitalizados com metadados e trilha de auditoria para consulta rápida no balcão.
GED para cartóriosConstrutoras
Plantas, ARTs, projetos e contratos de obra centralizados e acessíveis do escritório ou do canteiro.
GED para construtorasComo funciona a implantação com a digitalização
- 01
Diagnóstico e plano de pastas
Levantamos o acervo, os tipos documentais e quem precisa acessar o quê, e desenhamos a estrutura do Wedoks.
- 02
Digitalização com indexação
O papel é escaneado em scanners profissionais, com OCR e metadados definidos no plano.
- 03
Importação e permissões
Os arquivos entram no Wedoks já organizados, e os perfis de acesso de cada equipe são configurados.
- 04
Treinamento e operação
Os usuários-chave são treinados, e os fluxos de aprovação e as integrações passam a rodar no dia a dia.
GED, guarda física e digitalização juntos
A maioria das empresas não vive só no digital. Por isso o Wedoks trabalha junto com os outros serviços da Documentalize: a digitalização de documentos entrega PDF/A com OCR pronto para indexar, e o papel que ainda precisa existir vai para a guarda de documentos, com caixas identificadas por QR Code. No Wedoks você consulta o arquivo digital e, quando precisa do original, solicita a caixa pelo mesmo fornecedor. Um único contrato cobre a cadeia de custódia do começo ao fim.
Modelo de contratação
O Wedoks é uma plataforma em nuvem (SaaS) contratada junto com a digitalização ou a guarda de documentos. O plano é definido pelo volume do acervo e pela forma de uso da sua empresa, e a proposta detalha a implantação, a importação do acervo e o treinamento. Para avaliar o melhor formato, a equipe faz uma demonstração com documentos do seu segmento.
Gestão eletrônica de documentos: dúvidas comuns
O GED cuida do documento em si: captura, indexação, busca, permissões e ciclo de vida. O ECM é um conceito mais amplo, que soma ao GED a gestão de outros conteúdos corporativos e processos. O Wedoks reúne os recursos de GED com workflow de aprovação, assinatura e auditoria, o que atende a maior parte das empresas. Entenda GED x ECM em detalhe.
Veja o Wedoks com os seus documentos
Agende uma demonstração de 30 minutos. Mostramos a plataforma com documentos do seu próprio segmento e explicamos como seria a implantação.
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