Documentalize
Segmento · Fotos e Acervos Históricos

Digitalização de Acervos Históricos, Institucionais e Familiares

Preserve a memória do seu museu, fundação, memorial empresarial ou coleção pessoal em alta resolução — acervo digitalizado com manuseio não destrutivo, catalogação profissional e originais devolvidos intactos.

+1.800 empresas atendidas · +100 milhões de páginas digitalizadas · +2.700 projetos entregues

CONARQ · Boas práticas de preservação

Preservação de acervos: boas práticas e manuseio não destrutivo

Acervos fotográficos e históricos são bens culturais de guarda permanente — fotografias, negativos, slides, álbuns, mapas e documentos manuscritos que não podem ser reimpressos nem substituídos. As diretrizes do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e as boas práticas internacionais de preservação recomendam captura em alta resolução (300 a 600 DPI para reprodução; 1200+ DPI para negativos e slides), formato TIFF sem compressão para o master e derivados JPEG/PDF para consulta, além de metadados descritivos (Dublin Core) que permitam catalogação e pesquisa. O manuseio é tão importante quanto a captura: luvas de algodão ou nitrila, mesa acolchoada, scanner planetário ou de contato controlado, e nunca alimentador automático em originais frágeis. A Documentalize atua há décadas em acervos de museus, fundações, memoriais empresariais e famílias — devolvemos o original intacto e entregamos a versão digital pronta para consulta, exposição e publicação.

Riscos

O que acontece quando o acervo não é resolvido

Deterioração silenciosa e irreversível

Fotografias em papel amarelam, negativos em nitrato se decompõem e podem inflamar, slides desbotam, papéis ácidos corroem uns aos outros. Cada ano sem digitalizar é acervo que se perde para sempre.

Risco de perda por sinistro

Enchente, incêndio, mudança ou furto podem apagar em minutos décadas ou séculos de memória. Sem backup digital, não há como recuperar a fotografia do fundador, o negativo do evento histórico, o álbum da família.

Acervo sem catalogação nem acesso

Caixas e caixas de fotos sem legenda, sem data, sem identificação — o pesquisador, o curador ou o herdeiro não sabem o que existe nem onde está. Acervo sem catálogo é acervo invisível.

Originais frágeis que não suportam manuseio

Álbuns encadernados, fotos coladas, negativos em vidro, documentos com selo ou lacre: qualquer processo de digitalização convencional destrói. Precisa de scanner planetário e mão especializada.

Ambiente inadequado acelera a perda

Sótão quente, porão úmido, armário na sala com sol direto: condições comuns em acervos privados e até em instituições sem estrutura. Sem climatização, o dano é questão de tempo.

Falta de tempo — e o tempo joga contra

Fundações e museus com equipe reduzida adiam o projeto por anos. Empresas centenárias descobrem tarde que a memória do fundador está mofando. Famílias herdam caixas e não sabem por onde começar.

Documentos que atendemos

Tipos de documento do setor

Fotografias em papel
P&B, coloridas, sépia, polaroids, cartões-postais e retratos.
Negativos
35mm, 6x6, 6x9, chapa de vidro, nitrato de celulose — todos os formatos históricos.
Slides e diapositivos
35mm, médio formato e slides Kodachrome/Ektachrome.
Álbuns fotográficos
Álbuns encadernados, com fotos coladas ou em bolsos plásticos.
Documentos históricos
Manuscritos, cartas, decretos, atas, livros raros e periódicos antigos.
Mapas e cartografia
Mapas históricos, plantas antigas e cartas topográficas em grande formato.
Acervos institucionais
Museus, fundações, memoriais empresariais e centros de documentação.
Acervos familiares
Álbuns de família, correspondências e memórias de gerações.
Transformação

Sem Documentalize x com Documentalize

SituaçãoAntes (sem gestão)Depois (com Documentalize)
PreservaçãoFoto amarelando, negativo grudando, slide desbotando ano a ano.Master TIFF em alta resolução preserva a imagem no ponto atual, para sempre.
ManuseioAlimentador automático rasga foto, quebra vidro, arranca lombada de álbum.Scanner planetário e manuseio com luva; original devolvido intacto.
Risco de sinistroUma enchente ou incêndio apaga o acervo inteiro.Backup digital em múltiplas cópias; a memória sobrevive ao sinistro físico.
Acesso e pesquisaPesquisador precisa manusear original, com risco de dano.Consulta via portal digital em segundos, sem tocar no acervo físico.
CatalogaçãoCaixa sem legenda, autoria e data desconhecidas.Metadados Dublin Core por peça; acervo pesquisável por qualquer campo.
Exposição e publicaçãoReprodução destrutiva ou de baixa qualidade em livros e mostras.Arquivo master em alta resolução pronto para impressão em grande formato.
Tombamento / acervo frágilImpossível tirar do local — projeto trava.Operação on-site; acervo nunca deixa a instituição.

Antes Depois

Metodologia

Como funciona em 4 fases

FASE 01

Diagnóstico

Visita técnica ou análise remota do acervo — volume, estado, tipos documentais e prioridades.

FASE 02

Proposta

Escopo, cronograma, preço fixo e SLA por lote. Aprovação por escrito antes de iniciar.

FASE 03

Execução

Coleta lacrada, digitalização em nossa unidade (ou on-site) com OCR, PDF/A e assinatura ICP-Brasil.

FASE 04

Entrega

Arquivos indexados no Wedoks (GED), guarda física dos originais e certificado de conformidade.

Especificações e conformidade

Padrão técnico e legal

Digitalização 300 DPI+

Padrão 300 DPI colorido, com opção de 600 DPI para plantas, fotos e documentos históricos.

PDF/A e OCR

Formato PDF/A (ISO 19005) para arquivamento de longo prazo com texto pesquisável via OCR.

Assinatura ICP-Brasil

Validade jurídica conforme Decreto 10.278/2020 — o digital substitui o papel legalmente.

LGPD e sigilo

Contrato de confidencialidade, NDAs individuais, acesso auditado e descarte certificado.

Tabela de temporalidade

Aplicação da temporalidade legal do setor — guarda mínima, descarte e prazos de arquivo.

GED Wedoks

Plataforma própria com busca full-text, permissões, versionamento e trilha de auditoria.

Abrangência

Onde atendemos

Unidades próprias em Curitiba (matriz), São Paulo, Porto Alegre e Florianópolis, com logística nacional de coleta e devolução para todo o Brasil.

Perguntas frequentes

Dúvidas sobre fotos e acervos históricos

Sim, esse é o princípio central do nosso trabalho com acervos históricos. Utilizamos scanner planetário (captura cenital, sem contato com o original), scanner de filme dedicado para negativos e slides, e mesa profissional para fotografias em papel — sempre com manuseio por operador treinado, luvas e mesa acolchoada. Alimentador automático nunca é usado em acervo histórico. Todos os originais são devolvidos intactos, com laudo de conservação.

Vamos começar

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Diagnóstico gratuito, proposta em até 48 horas e execução com validade jurídica pelo Decreto 10.278/2020.