Digitalização de Prontuários e Documentos para Clínicas e Hospitais
Digitalização de prontuário médico com validade jurídica pela Lei 13.787/2018, Resoluções CFM 1.821/2007 e 2.218/2018 e Decreto 10.278/2020 — sigilo garantido, guarda segura de 20+ anos e busca em segundos.
+1.800 empresas atendidas · +100 milhões de páginas digitalizadas · +2.700 projetos entregues
O que a legislação exige do prontuário médico digital
A Lei 13.787/2018 permite a digitalização e a eliminação do prontuário em papel após o processo digital, desde que a instituição siga os requisitos técnicos das Resoluções CFM 1.821/2007 e 2.218/2018 e o padrão SBIS-CFM (NGS2). O prontuário médico deve ser guardado por, no mínimo, 20 anos após o último registro, conforme CFM. Somam-se a isso o Decreto 10.278/2020 — que garante equivalência jurídica ao papel — e a LGPD, que classifica dados de saúde como sensíveis e exige base legal, sigilo, trilha de auditoria e descarte controlado. A Documentalize entrega prontuário eletrônico e digitalização de documentos hospitalares dentro de todos esses requisitos, com laudo técnico e assinatura ICP-Brasil.
O que acontece quando o acervo não é resolvido
20+ anos de acervo em papel
A guarda mínima de prontuário médico é de 20 anos após o último registro. Décadas de fichas, laudos e exames ocupam salas inteiras que poderiam ser leitos, consultórios ou áreas administrativas.
Risco LGPD com dados sensíveis
Dado de saúde é dado pessoal sensível. Armários sem controle de acesso, cópias impressas circulando e prontuários esquecidos em mesas geram exposição direta — com multas de até R$ 50 milhões por infração.
Lentidão em atendimento e auditoria
Localizar um prontuário no arquivo em minutos críticos, atender pedido do paciente em 15 dias (CFM 1.821) ou responder auditoria de convênio vira operação manual, cara e sujeita a erro.
Perda em sinistro é irreversível
Incêndio, alagamento, praga ou furto destroem prontuários que legalmente não podem ser refeitos. Sem backup digital, a instituição perde histórico clínico, prova em ações judiciais e dado epidemiológico.
Sem conformidade CFM/SBIS
Digitalizar sem seguir NGS2, sem assinatura ICP-Brasil e sem metadados exigidos não elimina o papel — apenas duplica o custo. O CRM pode não reconhecer o digital como equivalente ao original.
Faturamento TISS travado
Contas médicas, guias TISS e anexos exigidos por operadoras se perdem ou atrasam glosas. Digitalização com OCR e indexação libera o financeiro e reduz recurso de glosa.
Tipos de documento do setor
Como a Documentalize resolve
Uma cadeia única — digitalização com validade jurídica, GED próprio (Wedoks), guarda física dos originais e OCR/IA para busca e extração de dados.
Digitalização de prontuários com validade jurídica
300 DPI, PDF/A, OCR e assinatura ICP-Brasil por lote — atendendo Decreto 10.278/2020, Lei 13.787/2018 e padrão SBIS-CFM. Emitimos laudo técnico para o Conselho e a auditoria.
Ver serviçoWedoks: prontuário eletrônico e GED clínico
Plataforma própria com busca full-text, controle de acesso por perfil (médico, recepção, faturamento), trilha de auditoria LGPD e integração com prontuário eletrônico existente.
Ver serviçoGuarda de prontuário médico (20+ anos)
Guarda física em ambiente climatizado, com controle de acesso, seguro e consulta on-demand. Também descarte certificado após o prazo legal, com destruição documentada.
Ver serviçoOrganização e diagnóstico documental
Inventário, classificação por tipo, higienização de papel frágil e aplicação da temporalidade CFM antes de digitalizar — evita digitalizar o que já poderia ser descartado.
Ver serviçoSem Documentalize x com Documentalize
| Situação | Antes (sem gestão) | Depois (com Documentalize) |
|---|---|---|
| Espaço ocupado | Salas cheias de armários para guardar 20+ anos de prontuários. | Acervo digital compacto; espaço físico liberado para uso clínico. |
| Localização de prontuário | Busca manual no arquivo — minutos ou horas por paciente. | Busca full-text em segundos, com filtro por nome, CPF, data ou CID. |
| Sigilo e LGPD | Papel exposto, cópias circulando, sem trilha de quem acessou. | Acesso por perfil, log completo de consulta e trilha de auditoria. |
| Risco de perda | Incêndio, alagamento ou furto = prontuário perdido para sempre. | Backup digital redundante; original guardado em ambiente controlado. |
| Pedido do paciente (CFM 1.821) | Corrida manual para entregar cópia dentro do prazo. | Exportação imediata em PDF/A assinado, com registro no log LGPD. |
| Faturamento e glosa TISS | Anexos perdidos, recursos vencidos, glosa acumulada. | Guias e anexos indexados; recursos de glosa em minutos, não em dias. |
| Validade jurídica | Papel único; se estragar, não há segunda via. | Digital com assinatura ICP-Brasil = mesma validade do original. |
| Auditoria (CRM, ANS, convênios) | Semanas para levantar amostra e responder auditor. | Amostra exportada e entregue no mesmo dia, com metadados. |
Antes Depois
Como funciona em 4 fases
Diagnóstico
Visita técnica ou análise remota do acervo — volume, estado, tipos documentais e prioridades.
Proposta
Escopo, cronograma, preço fixo e SLA por lote. Aprovação por escrito antes de iniciar.
Execução
Coleta lacrada, digitalização em nossa unidade (ou on-site) com OCR, PDF/A e assinatura ICP-Brasil.
Entrega
Arquivos indexados no Wedoks (GED), guarda física dos originais e certificado de conformidade.
Padrão técnico e legal
Digitalização 300 DPI+
Padrão 300 DPI colorido, com opção de 600 DPI para plantas, fotos e documentos históricos.
PDF/A e OCR
Formato PDF/A (ISO 19005) para arquivamento de longo prazo com texto pesquisável via OCR.
Assinatura ICP-Brasil
Validade jurídica conforme Decreto 10.278/2020 — o digital substitui o papel legalmente.
LGPD e sigilo
Contrato de confidencialidade, NDAs individuais, acesso auditado e descarte certificado.
Tabela de temporalidade
Aplicação da temporalidade legal do setor — guarda mínima, descarte e prazos de arquivo.
GED Wedoks
Plataforma própria com busca full-text, permissões, versionamento e trilha de auditoria.
Onde atendemos
Unidades próprias em Curitiba (matriz), São Paulo, Porto Alegre e Florianópolis, com logística nacional de coleta e devolução para todo o Brasil.
Dúvidas sobre clínicas e hospitais
Sim. A Lei 13.787/2018 autoriza expressamente a eliminação do prontuário em papel após a digitalização, desde que o processo siga os requisitos técnicos das Resoluções CFM 1.821/2007 e 2.218/2018 (padrão SBIS-CFM/NGS2) e o Decreto 10.278/2020 — assinatura digital ICP-Brasil, PDF/A e metadados. A Documentalize entrega laudo técnico atestando essa conformidade, para amparar a decisão do responsável técnico e do Conselho.
Pronto para modernizar o acervo de clínicas e hospitais?
Diagnóstico gratuito, proposta em até 48 horas e execução com validade jurídica pelo Decreto 10.278/2020.