GED
GED — Gerenciamento Eletrônico de Documentos
GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é o conjunto de tecnologias e práticas que permite armazenar, indexar, recuperar, controlar versões e auditar documentos digitais de uma organização. Um sistema GED transforma arquivos digitalizados em informação pesquisável, com permissões por usuário, trilhas de acesso e integração com os sistemas internos da empresa.
- Indexação por metadados (CPF, contrato, data, departamento)
- Busca textual em PDFs pesquisáveis via OCR
- Controle de versões e trilha de auditoria
- Permissões por usuário, grupo e tipo de documento
ECM
ECM — Enterprise Content Management
ECM (Enterprise Content Management) é uma evolução do GED que vai além do documento: gerencia todo o conteúdo corporativo (documentos, e-mails, imagens, vídeos, formulários, registros) e os fluxos de trabalho associados. Onde o GED organiza arquivos, o ECM organiza processos — incluindo workflows de aprovação, automações, integração com ERP/CRM e governança de informação ponta a ponta.
- Gestão de documentos + workflows + automação
- Integração com ERP, CRM e sistemas legados
- Captura inteligente (OCR, classificação automática)
- Governança e compliance (LGPD, ISO, retenção)
OCR
OCR — Reconhecimento Óptico de Caracteres
OCR (Optical Character Recognition) é a tecnologia que converte imagens de texto — fotografias de páginas, documentos digitalizados, fotos de placas — em texto editável e pesquisável. Em digitalização de documentos, o OCR transforma um PDF-imagem em um PDF pesquisável, permitindo busca textual (Ctrl+F), extração de dados e classificação automática. Para documentos com validade jurídica, o OCR é o que viabiliza recuperação rápida por CPF, número de contrato ou palavras-chave dentro do conteúdo.
- Converte PDF-imagem em PDF pesquisável
- Precisão típica: 95–99% em documentos limpos a 300 dpi
- Suporte a português com acentuação completa
- Base para extração inteligente (IDP) e classificação por IA
PDF/A
PDF/A — Padrão de Arquivamento de Longo Prazo
PDF/A é uma variante do PDF padronizada pela ISO 19005, projetada para garantir que o documento possa ser aberto e visualizado exatamente da mesma forma daqui a 50 ou 100 anos. Diferente do PDF comum, o PDF/A embute todas as fontes, proíbe conteúdo dinâmico (JavaScript, áudio, vídeo, links externos voláteis) e exige metadados estruturados. No Brasil, o Decreto 10.278/2020 estabelece o PDF/A como formato recomendado para que documentos digitalizados tenham validade jurídica equivalente ao original físico.
- Norma ISO 19005 (PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3)
- Fontes embutidas — abre igual em qualquer dispositivo
- Sem JavaScript, mídia ou links externos voláteis
- Formato exigido pelo Decreto 10.278/2020 para descarte do original
ICP-Brasil
ICP-Brasil — Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
ICP-Brasil é a infraestrutura oficial de assinatura digital do governo brasileiro, instituída pela MP 2.200-2/2001. Documentos assinados com certificado ICP-Brasil (e-CPF, e-CNPJ) têm presunção de veracidade e autenticidade equivalente à assinatura de próprio punho, sem necessidade de reconhecimento de firma. Na digitalização com validade jurídica, a assinatura ICP-Brasil é o que liga o documento digital ao seu responsável legal de forma reconhecida em juízo.
- Equivalente à assinatura de próprio punho (MP 2.200-2/2001)
- Certificados emitidos por ACs credenciadas pelo ITI
- Tipos comuns: e-CPF A1 (arquivo) e A3 (token/cartão)
- Obrigatória para o cumprimento do Decreto 10.278/2020
TTD
Tabela de Temporalidade Documental
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) é o instrumento que define, para cada tipo de documento, por quanto tempo ele deve ser mantido em arquivo corrente, intermediário e permanente — e quando pode ser descartado ou precisa ser preservado em definitivo. No Brasil, é regida pela Lei 8.159/1991 (Política Nacional de Arquivos) e por resoluções do CONARQ. Sem uma TTD, a empresa guarda papel desnecessário (custo) ou descarta cedo demais documentos exigidos por fisco, justiça do trabalho ou auditorias.
- Define prazos por tipo: 5 anos (fiscal), 30 anos (FGTS), permanente (RH histórico)
- Base legal: Lei 8.159/1991 + resoluções CONARQ
- Reduz custo de guarda e risco jurídico simultaneamente
- Pré-requisito para qualquer projeto de descarte ou digitalização em larga escala
Decreto 10.278/2020
Decreto 10.278/2020 — Digitalização com Validade Jurídica
O Decreto 10.278/2020 é a legislação federal brasileira que estabelece os requisitos técnicos e legais para que documentos digitalizados tenham a mesma validade jurídica que o original físico — permitindo, em tese, o descarte do papel. Regulamenta o art. 2º-A da Lei 12.682/2012 e exige: assinatura digital ICP-Brasil, formato preservável (PDF/A recomendado), metadados mínimos (data, autor da digitalização, hash criptográfico) e processo auditável de cadeia de custódia. É a única base legal federal que admite, com clareza, a substituição do original físico pelo digital.
- Assinatura digital ICP-Brasil obrigatória
- Formato preservável (PDF/A é o padrão recomendado)
- Metadados mínimos: data, responsável, hash de integridade
- Aplica-se a documentos privados; documentos públicos seguem regras adicionais
LGPD
LGPD — Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018)
A LGPD (Lei 13.709/2018) regula o tratamento de dados pessoais no Brasil, exigindo bases legais para coleta, armazenamento e compartilhamento, e atribuindo direitos ao titular (acesso, correção, exclusão, portabilidade). Em gestão documental, a LGPD obriga: indexação que permita localizar e atender solicitações do titular, controle de acesso por permissões, descarte seguro de documentos vencidos e contratos de operador com prestadores que tratam dados em nome da empresa (incluindo empresas de digitalização e guarda).
- Vigente desde setembro/2020; sanções pela ANPD desde agosto/2021
- Multa de até 2% do faturamento, limitada a R$ 50 milhões por infração
- Requer descarte seguro e rastreabilidade de acesso
- Empresa de digitalização atua como operadora — exige contrato específico
Indexação
Indexação, em gestão documental, é o processo de atribuir metadados (rótulos) a cada documento digitalizado para que ele possa ser localizado posteriormente. Em vez de procurar arquivo por arquivo, o usuário busca por CPF, número de contrato, data, departamento ou qualquer outro campo previamente definido. A qualidade da indexação determina a velocidade real de recuperação — um acervo com 1 milhão de páginas mas sem indexação é praticamente inacessível.
- Pode ser manual (digitação por operador) ou automática (OCR + IA)
- Define campos-chave: CPF, contrato, cliente, data, tipo
- Impacta diretamente o ROI da digitalização
dpi
DPI — Dots Per Inch (Resolução de Digitalização)
DPI (Dots Per Inch — pontos por polegada) é a unidade que mede a resolução de uma digitalização: quantos pontos de imagem são capturados por polegada do documento original. Para documentos textuais comuns, 200–300 dpi é suficiente. Para documentos com validade jurídica e exames técnicos, 300–400 dpi é o padrão. Para fotografias, negativos e plantas de engenharia, 600–2.400 dpi é necessário para preservar detalhe. Quanto maior o dpi, maior o arquivo final e o tempo de processamento.
- 200 dpi: documentos textuais simples, uso interno
- 300 dpi: padrão para documentos administrativos e jurídicos
- 400–600 dpi: prontuários médicos, plantas, documentos delicados
- 1.200–2.400 dpi: fotografias, negativos, slides
IDP
IDP — Intelligent Document Processing
IDP (Intelligent Document Processing) é a categoria de tecnologias que combina OCR, visão computacional, NLP e modelos de IA para não só ler o texto de um documento, mas entendê-lo — classificando o tipo (nota fiscal, contrato, RG), extraindo campos estruturados (CPF, valor, vencimento) e validando consistência. Substitui digitação manual em fluxos de back-office: contas a pagar, onboarding, abertura de contas, análise de crédito.
- Classifica automaticamente o tipo de documento
- Extrai campos estruturados (CPF, valor, datas, fornecedor)
- Aprende com correções (human-in-the-loop)
- Reduz 60–90% do tempo de tratamento manual
