Gerador de Termo de Referência para Digitalização de Documentos com GED
Responda seis passos rápidos e baixe em Word um termo de referência para licitação, alinhado à Lei 14.133/2021 e ao Decreto 10.278/2020, com quantidades calculadas para o acervo do seu órgão.
Monte o termo de referência do seu órgão
Responda algumas perguntas simples sobre o órgão, o acervo e o sistema que você precisa. No final, você baixa um termo de referência completo em Word para contratar digitalização de documentos com software de GED, com base na Lei 14.133/2021 e no Decreto 10.278/2020.
- Para quemPrefeituras, câmaras, autarquias, fundações, empresas públicas e tribunais
- TempoCerca de 5 minutos
- ResultadoArquivo .docx neutro, sem marcas, pronto para o processo
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O que o documento contém
- Objeto e dimensionamento, com páginas, documentos, caixas, usuários, armazenamento e prazos
- Justificativa e fundamentação legal
- Etapas da digitalização, do diagnóstico ao aceite do lote, com cadeia de custódia
- Requisitos técnicos do Anexo I e metadados do Anexo II do Decreto 10.278/2020
- Requisitos gerais do software de GED: acesso, segurança, LGPD, portabilidade e suporte
- Módulos escolhidos: Arquivo Digital, Acervo Físico, Tarefas e Certificação
- Controle de qualidade, critérios de aceite, SLA, medição e faturamento
- Implantação, treinamento, transição, encerramento e qualificação técnica
- Anexo I com o modelo de proposta de preços já quantificado
Normas atendidas
- Lei 14.133/2021: Nova Lei de Licitações e Contratos
- Decreto 10.278/2020: Requisitos para digitalização com valor legal
- Lei 12.682/2012: Arquivamento de documentos em meio eletrônico
- LGPD (Lei 13.709/2018): Proteção de dados pessoais no contrato
- Resoluções do CONARQ: Diretrizes de digitalização e repositórios confiáveis
Para quem é
Prefeituras, câmaras municipais, autarquias, fundações, empresas públicas e tribunais que precisam licitar a digitalização do acervo junto com um sistema de gestão eletrônica de documentos.
O texto é uma base técnica. Revise com a assessoria jurídica e adapte ao edital e ao regulamento do seu órgão.
Perguntas frequentes
É o documento da fase preparatória da licitação que descreve o que a Administração quer contratar: objeto, quantidades, requisitos técnicos, forma de execução, critérios de medição e aceite e modelo de proposta. A Lei 14.133/2021 define seus elementos mínimos no art. 6º, inciso XXIII, e ele é obrigatório para a contratação de bens e serviços.
O Estudo Técnico Preliminar (ETP) vem antes e demonstra a necessidade, as alternativas e a viabilidade da contratação. O termo de referência é usado para bens e serviços comuns, como digitalização e licença de software. O projeto básico é exigido para obras e serviços de engenharia. Este gerador entrega o termo de referência; o ETP continua sendo elaborado pelo órgão.
O servidor ou a equipe de planejamento da contratação que elaborou o documento, normalmente da área demandante, com aprovação da autoridade competente conforme o regulamento interno do órgão. Por isso a capa traz um campo de responsável pela elaboração.
Sim. O texto trata o objeto como serviço comum, apto ao pregão eletrônico com menor preço global, e a mesma descrição técnica serve de base para dispensa ou contratação direta quando a lei permitir. Revise com a assessoria jurídica e ajuste ao edital e ao regulamento do seu órgão.
Conte as caixas do arquivo e multiplique por cerca de 1.000 páginas por caixa-arquivo padrão, ou meça a altura das pilhas: cada 10 cm de papel A4 tem cerca de 1.000 folhas. Considere frente e verso como duas páginas quando ambos tiverem conteúdo. O documento prevê a confirmação no diagnóstico inicial.
É gratuito e não exige criar conta. Para baixar o arquivo, você informa apenas nome e e-mail do responsável técnico. O documento gerado é neutro e não cita nenhuma empresa ou marca, apenas os dados do seu órgão.