Digitalização e Guarda de Documentos para Escritórios de Contabilidade
Transforme o arquivo fiscal dos seus clientes em acervo digital com validade jurídica pelo Decreto 10.278/2020, temporalidade aplicada por tipo documental e consulta em segundos durante fiscalização.
+1.800 empresas atendidas · +100 milhões de páginas digitalizadas · +2.700 projetos entregues
Por que a contabilidade precisa de um arquivo digital sério
O escritório de contabilidade responde, na prática, pela guarda documental de dezenas — às vezes centenas — de empresas clientes. O art. 173 e o art. 174 do CTN estabelecem prazos decadenciais e prescricionais de 5 anos para tributos federais, mas obrigações acessórias, INSS (art. 45 da Lei 8.212/1991, hoje limitado a 5 anos pelo STF), FGTS e documentos previdenciários exigem guardas mais longas — e alguns documentos, como livros contábeis e societários, permanecem indefinidamente. Some-se a isso o SPED (Fiscal, Contábil, Contribuições e ECD/ECF), que embora digital continua exigindo a rastreabilidade da documentação-fonte, e a LGPD, que impõe controle de acesso a informações fiscais e pessoais dos clientes. O Decreto 10.278/2020 permite substituir o papel pelo digital com equivalência jurídica desde que atendidos os requisitos técnicos (PDF/A, metadados, assinatura ICP-Brasil). A Documentalize digitaliza, aplica a tabela de temporalidade correta por tipo documental e organiza o acervo por CNPJ.
O que acontece quando o acervo não é resolvido
Volume enorme de documentos de dezenas de clientes
O escritório vira depósito: caixas box de todos os clientes ativos e ex-clientes acumuladas por prazo fiscal. Espaço útil se transforma em arquivo morto contábil.
Prazos fiscais longos e confusos por tipo
IR e ICMS 5 anos, FGTS 5 anos, INSS já foi 10 e hoje é 5, livros diários por prazo indeterminado, documentos societários para sempre. Guardar todo mundo ‘pra sempre’ custa caro; descartar cedo é risco fiscal direto.
Risco em fiscalização e auditoria
Notificação da Receita, SEFAZ ou INSS chega com prazo curto. Se o documento-fonte da nota, da guia ou do lançamento contábil não é localizado a tempo, o auto de infração vai contra o cliente — e a responsabilidade do contador é discutida em seguida.
Custo de armazenamento crescendo todo mês
Aluguel de sala extra, caixas box, prateleiras, transporte de arquivo morto entre unidades. É custo fixo silencioso que aumenta na proporção da carteira de clientes.
Localização lenta em auditoria
Cliente pede a NF de janeiro de 2021 para responder um TIAF; alguém do escritório passa a tarde mexendo em caixas. Enquanto isso, prazo de resposta correndo.
Troca de contador e migração de acervo
Quando o cliente entra ou sai da carteira, o acervo físico vira problema logístico e jurídico: quem transporta, quem guarda, quem responde. Digital resolve o repasse em minutos, com trilha de auditoria.
Tipos de documento do setor
Como a Documentalize resolve
Uma cadeia única — digitalização com validade jurídica, GED próprio (Wedoks), guarda física dos originais e OCR/IA para busca e extração de dados.
Digitalização de documentos contábeis com validade jurídica
300 DPI, PDF/A, OCR e assinatura ICP-Brasil por lote — o digital substitui o papel em fiscalização da Receita, SEFAZ, INSS e MTE, atendendo Decreto 10.278/2020.
Ver serviçoWedoks: acervo separado por CNPJ do cliente
Cada cliente da contabilidade vira uma pasta digital, com subpastas por competência (mês/ano) e tipo (NF, guias, folha, livros). Acesso por perfil: sócio do escritório, contador responsável e até o próprio cliente, se autorizado.
Ver serviçoTabela de temporalidade documental
Montamos a temporalidade por tipo documental (fiscal, trabalhista, societário) aplicando o CTN, a Lei 8.212, o FGTS e a jurisprudência do STF. O sistema alerta quando o descarte é seguro — nem antes, nem depois.
Ver serviçoGuarda física do acervo do escritório e dos clientes
Enquanto o prazo legal exigir o papel (ex.: livros contábeis anteriores ao SPED, documentos societários originais), guardamos em ambiente controlado, com consulta on-demand e descarte certificado no vencimento.
Ver serviçoSem Documentalize x com Documentalize
| Situação | Antes (sem gestão) | Depois (com Documentalize) |
|---|---|---|
| Espaço no escritório | Sala tomada por caixas box de todos os clientes. | Escritório limpo; arquivo digital por CNPJ + guarda externa do físico. |
| Prazo fiscal | Guarda todo mundo por 5, 10, 20 anos por precaução. | Temporalidade por tipo documental; descarte legal no prazo exato. |
| Fiscalização | TIAF/DIFIS chega, começa a caça ao documento. | Documento localizado em segundos por CNPJ, competência e tipo. |
| Auditoria interna | Sócio pede posição fiscal do cliente X; leva dias. | Relatório e documentos exportados no mesmo turno. |
| LGPD e sigilo | Documentos dos clientes espalhados em caixas, sem log. | Acesso por perfil, log completo e política de retenção controlada. |
| Onboarding/offboarding de cliente | Papel a transportar; risco de perda e responsabilidade indefinida. | Transferência digital com termo, backup e trilha de auditoria. |
| Descarte | Descarte informal, sem termo, sem laudo. | Descarte certificado com termo de destruição e laudo técnico. |
Antes Depois
Como funciona em 4 fases
Diagnóstico
Visita técnica ou análise remota do acervo — volume, estado, tipos documentais e prioridades.
Proposta
Escopo, cronograma, preço fixo e SLA por lote. Aprovação por escrito antes de iniciar.
Execução
Coleta lacrada, digitalização em nossa unidade (ou on-site) com OCR, PDF/A e assinatura ICP-Brasil.
Entrega
Arquivos indexados no Wedoks (GED), guarda física dos originais e certificado de conformidade.
Padrão técnico e legal
Digitalização 300 DPI+
Padrão 300 DPI colorido, com opção de 600 DPI para plantas, fotos e documentos históricos.
PDF/A e OCR
Formato PDF/A (ISO 19005) para arquivamento de longo prazo com texto pesquisável via OCR.
Assinatura ICP-Brasil
Validade jurídica conforme Decreto 10.278/2020 — o digital substitui o papel legalmente.
LGPD e sigilo
Contrato de confidencialidade, NDAs individuais, acesso auditado e descarte certificado.
Tabela de temporalidade
Aplicação da temporalidade legal do setor — guarda mínima, descarte e prazos de arquivo.
GED Wedoks
Plataforma própria com busca full-text, permissões, versionamento e trilha de auditoria.
Onde atendemos
Unidades próprias em Curitiba (matriz), São Paulo, Porto Alegre e Florianópolis, com logística nacional de coleta e devolução para todo o Brasil.
Dúvidas sobre escritórios de contabilidade
A regra geral do CTN (art. 173 e 174) é 5 anos para tributos federais, contados do fato gerador ou da constituição do crédito. INSS teve prazo de 10 anos historicamente, mas o STF (Súmula Vinculante 8) fixou em 5 anos. FGTS também é 5 anos após o STF. Já livros contábeis e documentos societários (contrato social, atas, alterações) devem ser guardados sem prazo definido — por segurança, permanentemente. Documentos trabalhistas seguem regra própria, com PPP e PCMSO por 20 anos.
Pronto para modernizar o acervo de escritórios de contabilidade?
Diagnóstico gratuito, proposta em até 48 horas e execução com validade jurídica pelo Decreto 10.278/2020.