Digitalização de Canhotos e Comprovantes de Entrega para Transportadoras
Fature mais rápido e pare de perder comprovante: canhotos, POD e CT-e digitalizados em PDF/A, indexados por NF e pedido, com validade jurídica pelo Decreto 10.278/2020 — direto no seu ERP/TMS.
+1.800 empresas atendidas · +100 milhões de páginas digitalizadas · +2.700 projetos entregues
O que a legislação exige na guarda de documentos de transporte
O canhoto de nota fiscal e o comprovante de entrega (POD) são a prova de conclusão do transporte e o gatilho do faturamento — sem eles, o cliente contesta e o boleto trava. Pela regra fiscal geral (art. 173 do CTN), documentos fiscais devem ser guardados por 5 anos contados a partir do exercício seguinte ao fato gerador; para contribuições previdenciárias, o prazo se estende a 10 anos. O CT-e/DACTE é armazenado digitalmente pela SEFAZ, mas o canhoto físico e o POD assinado pelo destinatário continuam sendo do transportador — e é aí que a Documentalize atua: digitalização em PDF/A com OCR e indexação por CT-e, NF e pedido, atendendo Decreto 10.278/2020 para que o digital substitua o papel em fiscalização, contestação de entrega e cobrança.
O que acontece quando o acervo não é resolvido
Canhoto perdido = fatura travada
Cada canhoto extraviado é uma NF que não pode ser cobrada. O comercial não fatura, o cliente ganha argumento para segurar pagamento e o transportador banca o custo da viagem sem receber.
Volume gigante de comprovantes por dia
Uma frota média gera centenas de canhotos e POD por dia, espalhados entre motoristas, filiais e terceirizados. O arquivo cresce em ritmo que a operação manual não acompanha.
Contestação de entrega sem resposta rápida
Cliente aciona contestando falta ou avaria, o SAC precisa do POD assinado, e a busca em caixas por filial leva horas ou dias. Enquanto isso, o prazo de resposta expira e a indenização vira do transportador.
Prazo fiscal de guarda de 5 a 10 anos
CT-e, canhoto, MDF-e e comprovantes precisam ficar acessíveis por, no mínimo, 5 anos para a Receita e SEFAZ, e até 10 anos para o INSS. Guardar papel por uma década ocupa um galpão inteiro.
Documentos espalhados por filiais e agentes
Filial em SP, base em Curitiba, agente em Manaus: cada ponto guarda seu próprio arquivo, sem padrão. Um pedido de auditor federal ou de cliente precisa consolidar tudo — e nunca é rápido.
Risco em fiscalização da Receita e SEFAZ
Sem o canhoto e o POD associados ao CT-e, a operação fica vulnerável em auditoria; a Receita pode desconsiderar créditos e a SEFAZ pode autuar por escrituração inconsistente.
Tipos de documento do setor
Como a Documentalize resolve
Uma cadeia única — digitalização com validade jurídica, GED próprio (Wedoks), guarda física dos originais e OCR/IA para busca e extração de dados.
Digitalização de canhotos e POD com OCR
300 DPI, PDF/A, OCR de NF/pedido/data e assinatura ICP-Brasil — atendendo Decreto 10.278/2020 para que o canhoto digital substitua o papel na cobrança, na contestação e na fiscalização.
Ver serviçoWedoks: canhoto amarrado ao CT-e e à NF
GED próprio com indexação por CT-e, NF, pedido, filial e placa. O comercial encontra o comprovante em segundos e libera o faturamento; o SAC responde contestação com o POD na tela.
Ver serviçoCaptura on-site em filial ou base logística
Equipes e scanners montados na sua filial para capturar canhotos e POD diariamente, sem interromper a operação. Ideal para transportadoras com alto giro e múltiplas bases.
Ver serviçoGuarda fiscal por 5 a 10 anos
Guarda física em ambiente controlado enquanto o prazo fiscal exigir, consulta on-demand e descarte certificado com termo de destruição no vencimento — sem risco de descarte precoce.
Ver serviçoSem Documentalize x com Documentalize
| Situação | Antes (sem gestão) | Depois (com Documentalize) |
|---|---|---|
| Faturamento | Boleto trava até o canhoto físico chegar da filial (dias/semanas). | Canhoto digitalizado no mesmo dia libera a fatura em horas. |
| Perda de comprovante | Canhoto extraviado = NF sem cobrança e prejuízo direto. | Backup digital assinado; canhoto perdido deixa de ser prejuízo. |
| Contestação de entrega | Horas para achar o POD, prazo de resposta expira. | Busca por NF/pedido em segundos; SAC responde no mesmo atendimento. |
| Fiscalização Receita/SEFAZ | Auditor pede canhoto/POD associado ao CT-e; mutirão nas filiais. | Documento vinculado ao CT-e, exportado indexado no mesmo dia. |
| Espaço em filial | Caixas empilhadas por 5+ anos ocupando galpão útil. | Guarda física centralizada + digital; filial libera espaço operacional. |
| Múltiplas filiais | Cada base com seu arquivo próprio, sem padrão. | Base única no Wedoks, consultada por qualquer usuário autorizado. |
| Descarte | Descarte tardio (custo) ou precoce (risco fiscal). | Temporalidade fiscal aplicada; descarte certificado no vencimento. |
Antes Depois
Como funciona em 4 fases
Diagnóstico
Visita técnica ou análise remota do acervo — volume, estado, tipos documentais e prioridades.
Proposta
Escopo, cronograma, preço fixo e SLA por lote. Aprovação por escrito antes de iniciar.
Execução
Coleta lacrada, digitalização em nossa unidade (ou on-site) com OCR, PDF/A e assinatura ICP-Brasil.
Entrega
Arquivos indexados no Wedoks (GED), guarda física dos originais e certificado de conformidade.
Padrão técnico e legal
Digitalização 300 DPI+
Padrão 300 DPI colorido, com opção de 600 DPI para plantas, fotos e documentos históricos.
PDF/A e OCR
Formato PDF/A (ISO 19005) para arquivamento de longo prazo com texto pesquisável via OCR.
Assinatura ICP-Brasil
Validade jurídica conforme Decreto 10.278/2020 — o digital substitui o papel legalmente.
LGPD e sigilo
Contrato de confidencialidade, NDAs individuais, acesso auditado e descarte certificado.
Tabela de temporalidade
Aplicação da temporalidade legal do setor — guarda mínima, descarte e prazos de arquivo.
GED Wedoks
Plataforma própria com busca full-text, permissões, versionamento e trilha de auditoria.
Onde atendemos
Unidades próprias em Curitiba (matriz), São Paulo, Porto Alegre e Florianópolis, com logística nacional de coleta e devolução para todo o Brasil.
Dúvidas sobre transportadoras
Sim, e é o principal ganho financeiro do projeto. Sem digitalização, o boleto só é emitido quando o canhoto físico chega da filial — o que leva dias ou semanas em rotas longas. Com captura no destino ou na filial e indexação por NF no Wedoks, o comercial libera a fatura no mesmo dia da entrega, encurtando o ciclo de caixa em vários dias por operação.
Pronto para modernizar o acervo de transportadoras?
Diagnóstico gratuito, proposta em até 48 horas e execução com validade jurídica pelo Decreto 10.278/2020.