Checklist resumido em 8 itens
- Tempo de mercado e portfólio relevante para o seu setor
- Certificações ISO 9001 e ISO 27001 vigentes
- Conformidade explícita com o Decreto 10.278/2020 (PDF/A + OCR + metadados)
- Política de LGPD documentada, com DPO nomeado
- Cadeia de custódia auditável (manifesto de transporte, lacre, rastreio)
- Equipe técnica e parque de scanners profissionais (não multifuncionais)
- Projeto-piloto antes do contrato grande
- Contrato com SLA, confidencialidade, multa e responsabilidade civil
Critérios técnicos
- Resolução adequada ao tipo: 200–300 dpi para texto, 400+ dpi para documentos pequenos ou de baixa qualidade, 600+ dpi para preservação histórica.
- OCR pesquisável: exija PDF com camada de texto, idealmente revisado por OCR de qualidade (não OCR grátis de impressora multifuncional).
- Formato PDF/A: obrigatório para validade jurídica. PDF/A-2 é o padrão recomendado para documentos digitalizados.
- Tratamento de imagem: desenviesamento (deskew), remoção de bordas pretas, correção de orientação, limpeza.
- Indexação por metadados: capacidade de extrair e estruturar metadados (CNPJ, número de contrato, data) para o GED.
- Capacidade de tamanhos: do A6 ao A0+, livros encadernados, plantas, fotos, slides — se o seu acervo é diverso.
Segurança e LGPD
- Política de LGPD pública, com DPO nomeado e contato disponível.
- NDA (acordo de confidencialidade) padrão e disposto a personalizar.
- Ambiente de produção com controle de acesso por crachá, CFTV e logs.
- Equipamentos sem porta USB liberada nas estações de operação.
- Rotina documentada de descarte certificado de mídias e arquivos.
- Procedimento de resposta a incidentes (Art. 48 da LGPD).
Operação e logística
- Logística própria (não terceirizada pura) para Pequenas e Médias capitais.
- Lacre nas caixas e manifesto de transporte assinado.
- Visita técnica antes do orçamento — exigência saudável.
- Capacidade de digitalização in loco para documentos sigilosos.
- Tempo de entrega compatível com seu projeto (peça SLA escrito).
Contrato e SLA
- Preço unitário (por página) com tudo incluso — sem "extras" surpresa.
- Indicadores de qualidade: taxa máxima de erro de OCR, taxa máxima de reescaneamento.
- Prazo com multa contratual por atraso.
- Cláusula de confidencialidade com multa proporcional ao volume tratado.
- Responsabilidade civil por perda/dano físico ou vazamento.
- Destruição de cópias nos servidores do fornecedor ao fim do contrato, com certificado.
- Auditoria — direito do contratante de auditar o ambiente.
Armadilhas comuns
- Preço por página muito abaixo do mercado: geralmente vem sem OCR, sem PDF/A ou com cobranças adicionais.
- Fornecedor que aceita digitalizar com multifuncional comum: qualidade ruim, sem controle de cor, sem produtividade.
- "Validade jurídica garantida" sem mencionar Decreto 10.278/2020 e PDF/A — promessa vazia.
- Equipe terceirizada não treinada: garantia em risco.
- Falta de cadeia de custódia: caixas trocadas, perda de documento, sem responsabilização.
Perguntas frequentes
Vazamento de dados — uma empresa sem cadeia de custódia adequada pode perder ou ter dados copiados sem autorização. O segundo maior risco é receber arquivos sem validade jurídica (sem PDF/A, sem OCR, sem assinatura ICP-Brasil), forçando refazer todo o projeto.
Volumes pequenos e ocasionais (até alguns milhares de páginas/mês) podem ser feitos internamente. Volumes médios e altos, ou projetos com prazo definido (migração de arquivo morto, conformidade com Decreto 10.278), são mais econômicos terceirizados: empresas especializadas têm scanners industriais, OCR de qualidade, equipe treinada e responsabilidade contratual.
ISO 9001 (qualidade) e ISO 27001 (segurança da informação) são as mais relevantes. ISO 14001 (ambiental) é desejável. NBR ISO 11442 (digitalização) é referência técnica. Selo BCorp ou similar reforça governança. Cuidado: certificação sem auditoria recente vale pouco — peça o certificado vigente.
Depende do nível de sigilo. Documentos altamente sensíveis (jurídico estratégico, prontuário, M&A) tipicamente são digitalizados <em>in loco</em> sob supervisão. Volume alto e documentos administrativos comuns tendem a ser mais eficientes em centro de digitalização do fornecedor, desde que com cadeia de custódia auditada.
Compare preço por página JÁ INCLUINDO: OCR pesquisável, PDF/A, indexação por metadados, controle de qualidade, transporte ida e volta, certificado de conclusão. Preço muito abaixo do mercado geralmente esconde adicionais ou OCR fraco. Peça projeto-piloto de 200 a 500 páginas antes de fechar grandes volumes.
SLA de prazo, indicador de qualidade (taxa de erro de OCR, taxa de reescaneamento), cláusula de confidencialidade com multa, responsabilidade civil por perda/dano, cadeia de custódia (manifestos de transporte), entrega em formato auditável (PDF/A com metadados XMP), prazo de retenção dos arquivos no servidor do fornecedor e procedimento de devolução/destruição ao fim do contrato.