Faça um raio-x do que você já tem
Antes de mexer em qualquer caixa, você precisa saber o que está guardando. Muitas empresas em São Paulo descobrem, nessa hora, que mantêm documentos de funcionários demitidos há quinze anos, notas fiscais de fornecedores que fecharam e contratos já vencidos há uma década.
O diagnóstico começa com três perguntas simples: quantos documentos existem, de que tipos são e onde estão fisicamente. Conte caixas, pastas e armários. Anote se o material está em papel, microfilme ou arquivos digitais soltos. Registre o estado de conservação, porque papel úmido ou rasgado pode inviabilizar a digitalização.
Essa etapa revela o tamanho real do problema. Uma empresa média em São Paulo costuma acumular entre 500 e 2000 caixas de documentos sem saber. Saber o volume ajuda a calcular custos, prazos e a decidir se vale a pena terceirizar a operação.
Classifique por tipo e prazo legal de guarda
Cada documento tem um prazo mínimo de guarda definido por lei. Folhas de pagamento precisam ficar guardadas por 50 anos (prazo previdenciário), enquanto notas fiscais de entrada duram cinco anos (prazo tributário). Contratos sociais são permanentes, e a ficha de registro do empregado também.
Monte uma tabela de temporalidade listando todos os tipos de documentos que sua empresa gera ou recebe. Para cada tipo, anote o prazo legal, a lei que determina esse prazo e o que fazer quando ele vencer. Pode descartar, precisa microfilmar, deve digitalizar com certificação ICP-Brasil? A resposta muda conforme o documento.
Essa tabela vira a espinha dorsal da gestão documental. Ela orienta a equipe sobre o que guardar, por quanto tempo e em que formato. Sem ela, você fica refém do achismo e corre o risco de descartar algo importante ou entupir o arquivo com papel inútil.
Escolha entre guarda física e digitalização certificada
Depois de classificar, você decide o destino de cada grupo de documentos. A guarda física em arquivo terceirizado custa menos no começo, mas o aluguel mensal não para nunca. A digitalização certificada pelo Decreto 10.278/2020 exige investimento maior no início, mas permite eliminar o papel original de quase todos os documentos (exceto escrituras e alguns títulos de crédito).
A digitalização certificada funciona assim: o documento é escaneado em alta resolução, recebe assinatura digital ICP-Brasil e é armazenado em plataforma que registra cada acesso. Esse arquivo digital tem a mesma validade jurídica do papel original. Para empresas em São Paulo que pagam caro por metro quadrado, eliminar o papel original significa liberar espaço e cortar custos de locação.
Avalie o custo-benefício por categoria. Documentos ativos, que você consulta toda semana, pedem digitalização urgente. Documentos históricos que ninguém abre há anos podem ficar em guarda física até o fim do prazo legal. A mistura das duas soluções costuma ser o caminho mais econômico.
Defina fluxos claros de entrada, tramitação e descarte
Gestão documental não é só organizar o passado. É também impedir que a bagunça volte. Para isso, você precisa de processos escritos que digam como cada documento entra na empresa, por quais mãos passa e quando sai.
Crie um procedimento de captura: toda nota fiscal que chega vai para o setor fiscal, que carimba, registra no sistema e encaminha para o arquivo ou para a digitalização. Todo contrato assinado passa pelo jurídico, que preenche os metadados (partes, objeto, vigência, valor) e sobe o arquivo na plataforma. Nada fica solto na mesa de ninguém.
O descarte também precisa de ritual. Quando o prazo legal termina, o documento vai para uma lista de eliminação que o responsável legal da empresa precisa aprovar. Só depois disso o papel é fragmentado (nunca rasgado) e destinado à reciclagem, com certificado de destruição. A LGPD exige esse cuidado, porque dados pessoais não podem vazar nem no lixo.
Adeque-se à LGPD e ao Decreto 10.278/2020
A Lei Geral de Proteção de Dados obriga empresas a saber onde estão os dados pessoais que coletam, por quanto tempo vão guardar e como vão proteger esses dados de vazamentos. Documentos de RH, cadastros de clientes e contratos com CPF entram nessa conta. Se você não consegue dizer em 24 horas onde está o contrato do cliente X, há algo errado na gestão documental.
O Decreto 10.278/2020 regulamenta a digitalização de documentos públicos e privados, definindo requisitos técnicos para que o arquivo digital substitua o papel. Entre as exigências estão resolução mínima de 300 dpi, assinatura digital ICP-Brasil e registro em plataforma auditável. Empresas que digitalizam sem seguir o decreto ficam obrigadas a manter o papel original, o que anula a economia.
Contratar uma empresa certificada como a Documentalize garante que o processo atenda às duas legislações. A plataforma Wedoks registra cada consulta, atende aos requisitos do decreto e gera relatórios de conformidade para auditorias.
Comece pequeno e escale aos poucos
Ninguém organiza 20 anos de arquivo em um mês. Comece por um setor piloto, como RH ou fiscal, que costuma ter volume grande e procedimentos mais padronizados. Teste os fluxos, ajuste o que não funcionar e só então expanda para outras áreas.
Se você está em São Paulo e quer começar a gestão documental na sua empresa, a Documentalize oferece diagnóstico gratuito do acervo, digitalização certificada e guarda física em ambiente climatizado. Fale com a equipe e descubra o tamanho real do desafio antes de dar o primeiro passo.
Perguntas frequentes
Depende do volume e do estado dos documentos. Uma empresa com 500 caixas leva de 60 a 120 dias para ter todo o acervo digitalizado e indexado. A Documentalize faz o serviço na própria sede da empresa ou retira o material para digitalização em ambiente controlado.
Sim, desde que a digitalização siga o Decreto 10.278/2020 e tenha certificação ICP-Brasil. Escrituras públicas, títulos de crédito originais e alguns documentos específicos precisam ser mantidos em papel mesmo depois de digitalizados. Consulte a tabela de temporalidade para saber o que pode eliminar.
Não. A LGPD pede que você guarde dados pessoais apenas pelo tempo necessário, mas os prazos das leis trabalhistas e tributárias continuam valendo. O que muda é a obrigação de proteger esses dados contra vazamentos e de informar o titular quando ele pedir. A gestão documental precisa contemplar as duas coisas.
Serve para qualquer tamanho. Empresas pequenas acumulam menos volume, mas enfrentam os mesmos prazos legais e os mesmos riscos de perder documentos importantes. A diferença está na escala: uma pequena empresa pode começar com digitalização básica e guarda organizada, sem precisar de plataforma robusta logo de cara.