Por que você precisa de uma tabela de temporalidade documental
Guardar tudo para sempre custa dinheiro e espaço. Jogar fora cedo demais custa multas, processos e retrabalho. A tabela de tempo de guarda serve exatamente para isso: ela diz quando cada documento pode ser eliminado com segurança, sem ferir obrigações legais nem deixar a empresa exposta.
Sem uma tabela clara, é comum ver empresas que guardam notas fiscais de 1998 misturadas com contratos em vigência, ou que descartam recibos de FGTS depois de seis anos e descobrem na Justiça do Trabalho que precisavam de trinta. Uma tabela bem montada evita os dois extremos: acumulação desnecessária e eliminação prematura.
Além disso, a LGPD exige que documentos com dados pessoais sejam mantidos apenas pelo tempo necessário. Depois que o prazo legal termina, guardá-los sem justificativa pode virar passivo em caso de fiscalização ou vazamento. A tabela também protege a privacidade.
Documentos fiscais: 5 anos como regra, exceções até 10
A regra geral da Receita Federal manda guardar documentos fiscais por cinco anos, contados do primeiro dia do ano seguinte ao da emissão. Uma nota de venda de março de 2024, por exemplo, deve ficar guardada até 1º de janeiro de 2030. Isso vale para notas fiscais eletrônicas (NF-e), notas de serviço (NFS-e), cupons fiscais e conhecimentos de transporte.
Porém, se o fisco lavrar um auto de infração dentro desses cinco anos, o prazo para guardar o documento sobe para dez anos, contados da lavratura. Na prática, muitas empresas guardam tudo por dez anos preventivamente, porque o custo de armazenamento digital é baixo e o risco de autuação tardia existe.
| Tipo de documento fiscal | Prazo de guarda | Base legal |
|---|---|---|
| NF-e (nota fiscal eletrônica) | 5 anos (10 se autuado) | Decreto 10.278/2020, CTN art. 173 e 174 |
| NFS-e (nota de serviço eletrônica) | 5 anos (10 se autuado) | LC 116/2003, leis municipais |
| Cupom fiscal e ECF | 5 anos | Ajuste SINIEF 04/2010 |
| CT-e (conhecimento de transporte eletrônico) | 5 anos (10 se autuado) | Ajuste SINIEF 09/2007 |
| Livros fiscais digitais (SPED) | 5 anos (10 se autuado) | Decreto 6.022/2007 |
Livros fiscais digitais enviados ao SPED seguem a mesma regra. O XML da nota e o registro digital têm valor legal pleno, desde que assinados com certificado ICP-Brasil e armazenados de forma que garanta autenticidade, conforme o Decreto 10.278/2020.
Documentos contábeis e de escrituração: 10 anos fixos
Livros contábeis (Diário, Razão, balancetes) e toda a documentação que serviu de base para eles precisam ficar guardados por dez anos, contados da data do último lançamento. Esse prazo está no Código Civil (art. 1.194) e é reforçado por normas do Conselho Federal de Contabilidade.
Esse conjunto inclui comprovantes de lançamentos, extratos bancários, recibos de pagamento a fornecedores, contratos que geraram receita ou despesa, apólices de seguro e documentos auxiliares. O prazo começa a contar da data do último registro no livro, não da emissão do documento.
| Tipo de documento contábil | Prazo de guarda | Base legal |
|---|---|---|
| Livro Diário e Razão | 10 anos | Código Civil art. 1.194 |
| Balancetes e demonstrações financeiras | 10 anos | Resolução CFC 1.330/2011 |
| Comprovantes de lançamentos contábeis | 10 anos | NBC TG 26 e Código Civil |
| Extratos bancários | 5 a 10 anos (10 por segurança) | Prazo prescricional tributário e contábil |
Muita gente confunde prazo fiscal com contábil. Um extrato bancário de 2024 pode servir de prova tanto para a Receita (cinco anos) quanto para eventual processo trabalhista ou cível (até dez anos). Por isso, o prazo maior prevalece.
Documentos trabalhistas e previdenciários: de 5 a 30 anos
Documentos trabalhistas têm prazos variados, e o erro mais comum é aplicar os cinco anos da prescrição do FGTS para tudo. Na verdade, apenas parte dos documentos segue essa regra. Outros vão até vinte ou trinta anos.
A folha de pagamento, o controle de ponto e os recibos salariais devem ficar guardados por cinco anos contados da extinção do contrato de trabalho (não da emissão do documento). Se o funcionário saiu em 2024, os holerites de 2018 a 2024 precisam ficar até 2029. Esse prazo vem do artigo 7º, inciso XXIX, da Constituição Federal.
| Tipo de documento trabalhista | Prazo de guarda | Base legal |
|---|---|---|
| Folha de pagamento e holerites | 5 anos após extinção do contrato | CF/88 art. 7º, XXIX |
| Controle de ponto (manual ou eletrônico) | 5 anos após extinção do contrato | CF/88 art. 7º, XXIX |
| Termo de rescisão (TRCT) | 5 anos após extinção do contrato | CF/88 art. 7º, XXIX |
| Guias de FGTS (GFIP, SEFIP) | 30 anos | Lei 8.036/1990 art. 23, §5º |
| CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho) | 20 anos | Lei 8.213/1991 art. 23 |
| Exames admissionais, periódicos e demissionais (ASO) | 20 anos | NR-7 e Res. CFM 1.821/2007 |
| PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) | 20 anos | Instrução Normativa INSS 77/2015 |
FGTS e CAT precisam de vinte ou trinta anos porque servem de prova em casos de aposentadoria especial, invalidez e doenças ocupacionais. Jogar esses documentos fora depois de cinco anos pode impedir que o trabalhador comprove tempo de serviço em ambiente insalubre ou perigoso.
Documentos administrativos: de 2 a 20 anos, conforme o tipo
Contratos, atas de assembleia, procurações, correspondências e alvarás entram na categoria administrativa. O prazo varia conforme a relevância e o enquadramento legal de cada documento.
Contratos em vigor precisam ficar guardados durante toda a vigência mais cinco anos após o fim, para cobrir eventual prazo prescricional de ação de cobrança ou revisão. Atas de assembleia e estatutos devem ser mantidos de forma permanente, porque fazem parte do histórico jurídico da empresa. Alvarás de funcionamento e licenças ficam enquanto vigorarem, mais dois anos como margem de segurança.
| Tipo de documento administrativo | Prazo de guarda | Base legal ou orientação |
|---|---|---|
| Contratos (após vigência) | 5 anos | Código Civil art. 206, §5º |
| Atas de assembleia e estatuto social | Permanente | Resolução CONARQ 14/2012 |
| Procurações e instrumentos de mandato | 5 anos após revogação ou fim de validade | Código Civil art. 206, §5º |
| Correspondências e e-mails de negócio | 2 a 5 anos, conforme conteúdo | Política interna e LGPD |
| Alvarás e licenças de funcionamento | Vigência + 2 anos | Orientação de órgãos reguladores |
Correspondências e e-mails merecem atenção especial. A LGPD pede que dados pessoais sejam apagados assim que deixam de ter propósito legítimo. Se um e-mail de cotação de 2018 não serve mais de prova para nada, mantê-lo além de cinco anos pode ser exagero. Por isso, muitas empresas adotam rotinas de expurgo automático de correspondência antiga, salvo quando há processo judicial ou auditoria em andamento.
Como usar essa tabela no dia a dia
Imprimir a tabela e colar na parede do arquivo não resolve sozinho. O ideal é montar um plano de classificação e temporalidade documental, que organize os documentos por categoria, marque a data de início do prazo de guarda e agende a eliminação ou o arquivamento definitivo.
Na prática, isso significa etiquetar caixas com datas de descarte, manter planilhas de controle de lote ou usar um sistema de gestão documental que calcule os prazos automaticamente. Empresas que digitalizaram o acervo com certificação ICP-Brasil (Decreto 10.278/2020) podem destruir o papel assim que o prazo começa a contar do PDF assinado, liberando espaço físico sem perder validade jurídica.
Se você ainda guarda tudo em papel ou em pastas de rede sem controle de versão, a chance de perder um documento importante ou de guardar coisa inútil por décadas é alta. Falar com quem entende de gestão documental ajuda a transformar a tabela em rotina de verdade. A Documentalize pode montar esse plano com você, desde a digitalização certificada até a criação de políticas de retenção e descarte que respeitam a lei e cabem no orçamento.
Perguntas frequentes
Sim, desde que a digitalização siga o Decreto 10.278/2020: PDF/A, assinatura ICP-Brasil, metadados completos e armazenamento seguro. Cumpridas essas condições, o digital substitui o papel com validade jurídica plena, e você pode eliminar o original físico assim que digitalizar.
Você perde a capacidade de provar fatos em fiscalizações, processos trabalhistas ou auditorias. A Receita pode glosar despesas, o INSS pode autuar por falta de GFIP, e o juiz pode presumir desfavorável à empresa a ausência de prova documental em ação trabalhista. Além disso, há risco de multa por descumprimento de obrigação acessória.
Sim. A extinção da empresa não encurta os prazos legais. Os documentos precisam ser guardados pelo tempo previsto em lei, mesmo após baixa no CNPJ, e quem responde por eventual extravio ou descarte irregular são os sócios, na pessoa física. Por isso, é comum contratar guarda de acervo de empresas encerradas.
Prevalece o maior. Um extrato bancário que comprova receita (fiscal, cinco anos) e também prova pagamento de salário (trabalhista, cinco anos após a rescisão) deve ficar pelo prazo mais longo entre os dois. Na dúvida, o mais seguro é aplicar dez anos, que cobre quase todos os casos de cruzamento.