O problema do arquivo físico em áreas comerciais
Manter arquivo físico dentro de escritórios em regiões como o Batel significa pagar aluguel comercial por cada metro quadrado ocupado com papel. A conta é simples: 50 m² a R$ 80 o metro (valor médio da região) representam R$ 4.000 mensais gastos apenas para guardar caixas que raramente são consultadas.
Além do custo direto do espaço, há a conta invisível. Salas ocupadas com arquivo poderiam abrigar mais posições de trabalho, salas de reunião ou áreas de convivência. O ar condicionado funciona o dia inteiro, a limpeza é constante e alguém da equipe sempre perde tempo procurando documentos entre pilhas de caixas.
A empresa do Batel enfrentava exatamente esse cenário. O volume de documentos crescia ano a ano, empurrando caixas para corredores e salas que deveriam ter outro uso. A decisão de terceirizar veio quando ficou claro que o custo de manter tudo internamente já superava o valor de uma solução profissional.
Como funcionou a terceirização da guarda
A operação começou com o inventário das 500 caixas acumuladas. Cada caixa recebeu identificação única e foi registrada em sistema digital, permitindo rastreamento completo. O transporte até o centro de guarda foi feito em caminhão próprio, com seguro total durante todo o trajeto.
No centro de guarda terceirizado, as caixas ficam armazenadas em ambiente climatizado, com controle de umidade e temperatura, sistema de combate a incêndio e segurança 24 horas. Quando a empresa precisa consultar algum documento, basta fazer a solicitação pelo sistema, e a caixa é entregue no escritório em até 48 horas.
O valor mensal da guarda terceirizada ficou dentro do mesmo orçamento que a empresa já gastava. Antes, o custo incluía o aluguel proporcional dos 25 m², mais energia, limpeza e tempo de equipe. Agora, esse valor paga a guarda profissional em estrutura adequada, com todos os controles de acesso e rastreabilidade que a LGPD exige.
Digitalização em 24 meses com pagamento flexível
Digitalizar 500 caixas de uma vez representaria um investimento concentrado alto demais para o caixa da empresa. A solução encontrada foi dividir o projeto em 24 meses, digitalizando cerca de 20 caixas por mês. Dessa forma, o pagamento da digitalização se dilui no tempo e cabe no orçamento mensal de TI e gestão documental.
Cada lote de caixas passa por preparação (remoção de clipes e grampos), digitalização em alta resolução, indexação e validação. Os arquivos digitais são entregues em PDF/A, formato de preservação de longo prazo previsto no Decreto 10.278/2020, e os documentos físicos retornam para a guarda ou seguem para descarte seguro, conforme a tabela de temporalidade.
A digitalização gradual traz outro benefício: a empresa já começa a usar os documentos digitalizados enquanto o restante do acervo ainda está em papel. Depois de seis meses de projeto, 120 caixas já estarão acessíveis de qualquer lugar, reduzindo pedidos de consulta física e acelerando processos internos.
Ganhos além do espaço físico
Os 50 m² liberados já foram replanejados. Parte do espaço vai abrigar três novas estações de trabalho, permitindo que a empresa cresça sem aumentar o imóvel. Outra parte virou sala de reunião pequena, eliminando a necessidade de alugar salas externas para encontros com clientes.
Mas o impacto mais sentido no dia a dia foi operacional. Antes, localizar um documento específico podia levar horas. Agora, com o sistema de gestão documental, a busca leva segundos. Quando o documento já está digitalizado, o acesso é imediato. Quando ainda está em papel, o sistema informa em qual caixa está e permite solicitar a entrega.
A empresa também passou a atender melhor as exigências da LGPD. Com controle digital de quem acessa cada documento, logs de consulta e rastreabilidade completa, ficou mais fácil responder a auditorias e garantir que dados pessoais estão protegidos. O Decreto 10.278/2020 assegura que os documentos digitalizados têm validade jurídica, desde que sigam o processo correto.
Terceirizar guarda e digitalizar faz sentido para sua empresa
Se você paga aluguel comercial e mantém arquivo ocupando espaço valioso, a conta provavelmente já não fecha. Terceirizar a guarda e iniciar a digitalização de forma gradual pode custar o mesmo (ou menos) do que você gasta hoje, com ganhos imediatos de espaço, segurança e agilidade.
A Documentalize oferece guarda terceirizada em ambiente próprio, digitalização com certificação ICP-Brasil e plataforma de gestão documental. Se você quer recuperar metros quadrados e transformar papel em busca instantânea, vale a conversa.
Perguntas frequentes
A transferência completa de 500 caixas leva de 2 a 5 dias úteis, dependendo da logística. O inventário e etiquetagem podem ser feitos no próprio local antes da retirada, agilizando o processo.
Sim. Você solicita pelo sistema e a caixa é entregue no seu endereço em até 48 horas. Consultas urgentes podem ser atendidas no mesmo dia mediante combinação prévia.
Depende da tabela de temporalidade. Documentos com prazo de guarda vencido seguem para descarte seguro com certificado. Os que ainda precisam ser guardados retornam para o centro de guarda terceirizado.
Para a maioria dos documentos empresariais, sim. Documentos que exigem original em papel por lei específica (como algumas escrituras) continuam precisando do físico, mas representam menos de 5% do volume médio de um arquivo corporativo.