O medo que vem depois de digitalizar
Muita empresa digitaliza para fugir do risco do papel e cai num risco novo: perder o arquivo digital. HD que queima, arquivo apagado por engano, pasta que some numa troca de computador, ataque de ransomware que sequestra tudo. O digital resolve o risco de incêndio e enchente, mas cria outros se ninguém cuidar.
A boa notícia é que esses riscos têm solução conhecida. Não precisa de infraestrutura cara nem de equipe grande. Precisa de método, de seguir algumas práticas que já salvaram milhares de acervos e de parar de confiar em uma cópia só.
A regra do backup: nunca uma cópia só
A base de tudo é não depender de uma cópia. A prática mais usada é a regra do 3-2-1: três cópias do documento, em dois tipos de mídia diferentes, com uma delas fora do local físico da empresa, seja na nuvem ou em outro endereço. Assim, se o HD falha, existe a nuvem. Se a nuvem tem problema, existe a cópia local. Perder o acervo passa a exigir várias falhas ao mesmo tempo, não uma só.
Muita gente acha que fazer backup é só copiar a pasta para um disco externo de vez em quando. Isso ajuda, mas não basta. O disco externo fica no mesmo prédio. Se houver incêndio, enchente ou roubo, as duas cópias vão embora juntas. A cópia que fica fora do local físico é o que protege do desastre grande.
| Risco | O que protege |
|---|---|
| HD ou servidor falha | Cópia em outra mídia e na nuvem |
| Arquivo apagado por engano | Backup com histórico de versões |
| Ransomware | Cópia isolada, que o ataque não alcança |
| Formato que fica obsoleto | Guardar em formato de preservação (PDF/A) |
| Acesso indevido | Controle de quem vê e edita cada documento |
Guardar no formato certo
Nem todo formato dura. Um arquivo salvo num formato que o mercado abandona pode ficar ilegível anos depois. Para preservação de longo prazo, o padrão é o PDF/A, feito para manter o documento abrível e fiel ao original por décadas. Guardar o acervo nesse formato é o que garante que o arquivo de hoje ainda vai abrir daqui a vinte anos.
O PDF/A trava fontes, imagens e cores dentro do próprio arquivo. Não depende de programa específico nem de plugin instalado. É o formato que o Arquivo Nacional recomenda e que o Decreto 10.278/2020 exige para documentos digitalizados com validade jurídica. Converter para PDF/A na hora de guardar é cuidar do futuro do acervo.
Segurança não é só backup, é acesso
Documento digital guarda dado pessoal e informação sensível. Perder não é o único risco, vazar também é. Por isso, guardar com segurança inclui definir quem pode ver, editar e baixar cada tipo de documento, e manter registro desses acessos. Isso atende à LGPD e evita que informação caia onde não deve.
Um acervo bem guardado é aquele que só as pessoas certas alcançam. Não adianta ter backup perfeito se qualquer um na empresa pode abrir a pasta de contratos ou de fichas médicas. Controle de acesso é parte da segurança, não é luxo.
Pergunte a si mesmo: se o computador principal parar de funcionar hoje, eu perco algum documento? Existe uma cópia do acervo fora da empresa? Eu sei quem tem acesso aos documentos com dado pessoal? Se alguma resposta for não, o risco está aí.
Onde um GED entra
Fazer isso na mão, com pastas espalhadas, é difícil de manter. Um sistema de gestão eletrônica de documentos centraliza o acervo, cuida de backup, versão e controle de acesso num lugar só, e ainda deixa tudo pesquisável. É a diferença entre torcer para não perder e ter um processo que não deixa perder.
O GED guarda o histórico de quem acessou cada arquivo, quando e o que fez. Se alguém apagar por engano, dá para recuperar. Se precisar provar que um documento estava disponível em determinada data, o sistema mostra. Isso vale tanto para auditoria interna quanto para atender fiscalização ou processo judicial.
Como a Documentalize ajuda
A Documentalize digitaliza com validade jurídica, guarda o acervo em formato de preservação e o coloca no Wedoks, a nossa plataforma, com backup automático, controle de acesso e busca inteligente. Você para de depender de um HD na gaveta e passa a ter o acervo protegido e sob controle.
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Perguntas frequentes
Depende de quanto documento novo entra no acervo. Se a empresa digitaliza todo dia, o backup precisa ser diário. Se o volume é menor, semanal pode bastar. O importante é que o intervalo entre backups não seja maior do que o volume de trabalho que você aceita perder.
Não é recomendado. Serviços gratuitos não oferecem garantia de disponibilidade, podem mudar as regras de uso a qualquer momento e costumam ter limite de espaço. Para acervo empresarial, vale usar serviço pago, com SLA e suporte, ou uma plataforma específica de gestão documental.
Use formatos abertos e padronizados. PDF/A para documentos, TIFF para imagens de alta qualidade, XML para dados estruturados. Formatos proprietários, que dependem de um software específico, correm risco de ficar ilegíveis quando o programa sair de linha.
Pode, mas é arriscado. Se o computador falhar, for roubado ou sofrer ataque, o acervo some. O mínimo necessário é ter uma cópia em outro lugar, de preferência fora do prédio, para proteger de desastre físico e de falha de hardware.