Como digitalizar um documento: guia completo passo a passo
Aprenda todos os métodos, ferramentas e requisitos legais para digitalizar documentos com qualidade e validade jurídica.
O que significa digitalizar um documento
Digitalizar um documento é o processo de converter um arquivo físico (papel, foto, microfilme) em um arquivo digital, mantendo sua integridade visual e textual. Para entender o ciclo completo, veja o que é digitalização de documentos.
Existe diferença entre escanear e digitalizar: escanear é apenas a captura da imagem; digitalizar é o processo completo, que inclui OCR (reconhecimento de texto), indexação, conversão para PDF/A e, quando exigido, assinatura digital. Por isso o termo "digitalização" é o usado na legislação brasileira.
Um documento digitalizado tem validade jurídica quando cumpre o Decreto 10.278: PDF/A, assinatura ICP-Brasil, metadados técnicos e cadeia de custódia auditável. Atendendo a esses requisitos, o digital substitui legalmente o original em papel.
Métodos para digitalizar um documento
Cada cenário pede uma abordagem diferente — do app de celular ao serviço profissional certificado.
Com scanner profissional
Prós
- Alta velocidade (60+ ppm)
- OCR e PDF/A nativos
- Resolução 200–4.800 DPI
Contras
- Equipamento caro
- Curva de aprendizado
Quando usar: Projetos acima de 1.000 páginas, acervos com validade jurídica e arquivos permanentes.
Com celular (apps)
Prós
- Gratuito (Adobe Scan, Lens)
- Rápido para 1–10 páginas
- Disponível em qualquer lugar
Contras
- Qualidade limitada
- Sem PDF/A nem ICP-Brasil
- Inviável para volume
Quando usar: Comprovantes, recibos e documentos pessoais para uso doméstico.
Com scanner de mesa doméstico
Prós
- Custo acessível
- Ok para folhas soltas
- Boa resolução para texto
Contras
- Lento
- OCR básico ou ausente
- Sem fluxo arquivístico
Quando usar: Pequenos volumes pessoais ou de escritório, sem exigência legal.
Serviço profissional de digitalização
Prós
- Decreto 10.278/2020
- OCR, PDF/A e ICP-Brasil
- Cadeia de custódia e LGPD
Contras
- Investimento por projeto
Quando usar: Empresas, cartórios, clínicas e órgãos públicos com grandes acervos e exigência jurídica.
Como digitalizar um documento corretamente
Resolução mínima 300 DPI e formato PDF/A são requisitos para documentos oficiais.
Prepare o documento
Remova grampos, clipes e elásticos. Alise dobras e separe por tipo, tamanho e cor.
Escolha o equipamento certo
Scanner profissional para volume e validade jurídica; app de celular para uso pessoal.
Configure a resolução
Mínimo 300 DPI colorido para texto; 400–600 DPI para prontuários e plantas; 1.200+ DPI para fotos.
Digitalize com qualidade
Posicione corretamente, use iluminação difusa e confira contraste, foco e enquadramento.
Aplique OCR
Transforme a imagem em texto pesquisável para permitir Ctrl+F e indexação automática.
Salve em PDF/A
Formato padrão para preservação digital de longo prazo, exigido por órgãos públicos e arquivos permanentes.
Assine com ICP-Brasil
A assinatura digital ICP-Brasil é o que permite descartar o original em papel sob o Decreto 10.278/2020.
Indexe e armazene
Nomeie os arquivos, classifique por tipo documental e armazene em GED com backup e controle de acesso.
O que a lei exige
Decreto 10.278/2020
Define os requisitos técnicos para que o documento digitalizado tenha o mesmo valor do original.
Assinatura ICP-Brasil
Assinatura digital qualificada que garante autenticidade, integridade e não-repúdio.
Guarda do físico
Após digitalização válida, o original pode ser descartado conforme a tabela de temporalidade aplicável.
Quer entender em detalhe o que o Decreto 10.278 exige? Temos um guia dedicado ao tema.
Tipos de documentos que podem ser digitalizados
Documentos pessoais
RG, CPF, certidões, contratos pessoais e comprovantes.
Saiba maisContratos e jurídicos
Contratos, procurações e processos com validade legal.
Saiba maisProntuários médicos
Prontuários, laudos e exames com conformidade LGPD.
Saiba maisFotos, slides e negativos
Acervos fotográficos em alta resolução (1.200–2.400 DPI).
Saiba maisLivros encadernados
Livros, atas e revistas sem desencadernar.
Saiba maisPlantas e mapas
Plantas de engenharia, projetos e mapas em formato A0/A1.
Saiba maisPrecisa digitalizar documentos em grande volume?
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Perguntas que nossos clientes fazem
Na prática são sinônimos. 'Escanear' é o termo informal do dia a dia; 'digitalizar' é o termo técnico usado pela legislação brasileira (Decreto 10.278/2020 e Lei 12.682/2012) e por arquivistas para descrever o processo completo: captura, OCR, indexação e preservação.
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