Digitalização de Documentos

Em média 3 a 7 dias úteis após o início, dependendo do tipo (folha solta, livro, planta) e da qualidade do papel. Projetos de 10.000 páginas em folhas soltas A4 costumam ser concluídos em até 5 dias úteis em nossas unidades, com capacidade combinada de até 100.000 páginas digitalizadas por dia.

Tecnicamente são sinônimos: ambos descrevem o ato de converter um documento físico em arquivo digital via scanner. 'Escanear' é o termo informal mais usado no dia a dia; 'digitalizar' é o termo técnico e jurídico adotado pela legislação brasileira (Decreto 10.278/2020, Lei 12.682/2012).

Sim, desde que o processo de digitalização siga o Decreto 10.278/2020: PDF/A, assinatura digital ICP-Brasil, metadados técnicos (data, responsável, hash de integridade) e cadeia de custódia auditável. Documentos digitalizados nessa norma têm a mesma validade jurídica do original em papel e podem inclusive substituí-lo.

OCR (Optical Character Recognition) é a tecnologia que lê o texto da imagem digitalizada e o converte em texto pesquisável. Na prática: você recebe um PDF que parece igual ao original, mas que pode ser buscado por Ctrl+F, indexado por CPF/contrato e processado por sistemas. A precisão típica é de 95–99% em documentos limpos digitalizados a 300 dpi ou mais.

Para documentos textuais administrativos, 300 dpi colorido é o padrão de mercado e atende ao Decreto 10.278/2020. Para prontuários médicos, plantas técnicas e documentos com detalhe fino, recomenda-se 400 a 600 dpi. Fotografias, negativos e slides exigem entre 1.200 e 2.400 dpi.

Sim. Para acervos sensíveis ou que não podem sair do prédio (jurídicos, médicos, governamentais), levamos a operação completa até o cliente — scanners, equipe treinada, supervisor de projeto e protocolo de cadeia de custódia. É uma das modalidades mais procuradas por departamentos jurídicos e secretarias municipais.

Três opções, escolhidas pelo cliente: (1) devolução do acervo organizado e nas mesmas caixas; (2) guarda terceirizada na Documentalize, com solicitação remota quando precisar; (3) descarte controlado conforme a tabela de temporalidade documental, com certificado de destruição — possível para documentos digitalizados em conformidade com o Decreto 10.278/2020.

O preço vai de R$ 0,08 a R$ 0,35 por página, dependendo do tipo (folha solta, livro, planta A0), da resolução (200 a 4.800 dpi), do volume e do nível de indexação (por CPF, contrato, data). Projetos acima de 50.000 páginas costumam ficar na faixa de R$ 0,10 a R$ 0,18/pág com OCR e PDF/A incluídos. Você pode simular imediatamente em nossa calculadora em /precos ou pedir uma proposta com escopo detalhado — respondemos em até 24h úteis.

Cinco critérios não-negociáveis: (1) conformidade com o Decreto 10.278/2020 e capacidade de emitir PDF/A com assinatura ICP-Brasil A3 in-house; (2) capacidade instalada compatível com o seu volume (evita filas de meses); (3) cadeia de custódia auditável com hash SHA-256 por lote; (4) política LGPD com DPO nomeado e contrato de operador; (5) opção de operação in company quando o acervo for sensível. A Documentalize atende os cinco e opera com +1.800 empresas em Curitiba, São Paulo e Porto Alegre.

O preço final para empresas depende de quatro variáveis: (1) tipo do acervo (folhas soltas são as mais baratas; livros e plantas A0 exigem scanners específicos e sobem o custo); (2) preparação necessária (retirada de grampos, desencadernação, higienização); (3) indexação — quantos campos e por qual chave (CPF, número de contrato, matrícula); (4) entrega (mídia física, GED próprio ou nosso Wedoks). Para projetos corporativos recorrentes, montamos contratos com preço tabelado e SLA de retirada mensal.

Sim. Temos operação própria em Curitiba (matriz), São Paulo (capital e Grande SP) e Porto Alegre, com coleta e devolução do acervo com veículo próprio. Para todo o restante do Brasil, oferecemos digitalização in company: levamos scanners, equipe treinada e supervisor de projeto até a sua sede, com protocolo de cadeia de custódia. Nos últimos anos atendemos clientes no Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Salvador, Florianópolis, Manaus e Brasília sem que o acervo saísse do prédio.