Todo cartório conhece o problema. Décadas de habilitações de casamento, fichas de firmas, títulos apresentados, intimações de protesto, ofícios, guias. Tudo guardado "por garantia", ocupando salas, corredores e, em muitos casos, um imóvel alugado só para isso.
O que nem todo cartório sabe é que boa parte desse acervo já pode ser eliminada, com respaldo do próprio CNJ. É exatamente isso que o Provimento nº 50, da Corregedoria Nacional de Justiça, autoriza desde 2015. E uma atualização recente deixou a regra ainda mais favorável a quem digitaliza.
Este guia explica o que o provimento diz, como funciona a Tabela de Temporalidade e o caminho seguro para transformar essa autorização em espaço livre.
O que é o Provimento nº 50/2015
Editado pela Corregedoria Nacional de Justiça em 28 de setembro de 2015, o Provimento 50 dispõe sobre a conservação de documentos nos cartórios extrajudiciais. Ele autoriza Cartórios de Notas, Protesto de Letras e Títulos, Registro de Imóveis, Registro Civil de Pessoas Naturais, Registro Civil de Pessoas Jurídicas e Registro de Títulos e Documentos a adotarem a Tabela de Temporalidade de Documentos anexa ao ato.
A base legal vem da Lei 8.159/1991 (a Política Nacional de Arquivos), que classifica documentos em correntes, intermediários e permanentes, e da Lei 8.935/1994, que atribui aos tabeliães e registradores a responsabilidade pela guarda e conservação de livros, fichas e documentos.
Em termos práticos, o provimento tem três comandos:
Primeiro: o cartório pode adotar a Tabela de Temporalidade e, com ela, eliminar documentos cujo prazo de guarda venceu.
Segundo (art. 2º): antes do descarte, os documentos devem ser desfigurados de modo que as informações não possam ser recuperadas, especialmente identidade pessoal e assinaturas. Jogar no lixo comum não é descarte, é vazamento de dados esperando pra acontecer.
Terceiro (art. 3º): toda eliminação deve ser comunicada semestralmente ao juízo competente. O descarte é legítimo, mas é prestação de contas, não decisão silenciosa.
Como ler a Tabela de Temporalidade
A tabela anexa ao provimento organiza os documentos por especialidade (registro civil, imóveis, notas, protesto, RTD, pessoas jurídicas e documentos comuns) e define, para cada tipo, o prazo de guarda e a destinação final: eliminação ou guarda permanente.
A lógica geral é simples de guardar: os livros e assentos são o coração do cartório e ficam para sempre; os papéis que orbitaram em volta deles têm prazo.
Alguns exemplos práticos da tabela:
Ficam em guarda permanente os livros de registro (nascimento, casamento, óbito, Livro E), os livros do Registro de Imóveis (protocolo, registro geral, indicadores), os livros de notas (escrituras, procurações, testamentos) e os contratos sociais registrados.
Já têm prazo de eliminação, por exemplo: a Declaração de Nascido Vivo e a Declaração de Óbito (1 ano), a certidão não procurada pelas partes (3 meses), os comprovantes de pagamento a credores no protesto (1 mês), as intimações de títulos pagos (6 meses), retificações e averbações (5 anos), ofícios e requerimentos comuns (5 anos), mandados judiciais e certidões de baixa (10 anos).
E existe uma terceira categoria, que é onde mora a maior oportunidade: documentos cuja eliminação só é permitida se houver microfilmagem ou digitalização. É o caso dos títulos registrados no Registro de Imóveis (1 ano, desde que digitalizados), das habilitações de casamento celebrado (5 anos após a sentença, desde que digitalizadas as peças essenciais), de fichas, índices e atas de distribuição. Nesses itens, a digitalização não é conveniência, é a condição legal que destrava o descarte do papel.
A atualização que mudou o jogo: Provimento 185/2024
Em novembro de 2024, o Provimento CN nº 185 alterou a tabela num ponto que afeta praticamente todo tabelionato de notas: os cartões e fichas de depósito de firmas e o reconhecimento de firma por autenticidade, que eram de guarda permanente, passaram a ter prazo de 5 anos.
A base legal da mudança diz tudo sobre a direção do CNJ: o art. 2º-A da Lei 12.682/2012 (incluído pela Lei da Liberdade Econômica) e o art. 11 do Decreto 10.278/2020, as mesmas normas que dão validade jurídica ao documento digitalizado. Traduzindo: digitalizou no padrão legal, o digital vale pelo físico, e o acervo de fichas de firma que ocupava fichários inteiros desde a fundação da serventia pode, cumprido o prazo, deixar de existir em papel.
Para quem administra um cartório com 30, 50, 80 anos de fichas acumuladas, isso não é um detalhe normativo. É a diferença entre continuar pagando por salas de arquivo e liberar esse espaço com segurança jurídica.
A Tabela de Temporalidade, resumida por especialidade
A tabela oficial completa está no anexo do provimento (versão compilada com as alterações de 2024). Abaixo, os itens mais relevantes de cada especialidade, em versão simplificada. "Digit." indica os documentos cuja eliminação só é permitida se houver microfilmagem ou digitalização.
Registro Civil de Pessoas Naturais
| Documento | Prazo de guarda | Destinação |
|---|---|---|
| Livros de nascimento, casamento, óbito e Livro E | Permanente | Guarda permanente |
| Declaração de Nascido Vivo (DNV) e Declaração de Óbito (DO) | 1 ano | Eliminação |
| Habilitação de casamento (celebrado) | 5 anos após a sentença | Eliminação · Digit. |
| Habilitação de casamento (não realizado) | 6 meses após a autuação | Eliminação |
| Edital de proclamas | 6 meses | Eliminação |
| Retificações e processos na própria serventia | 5 anos | Eliminação |
| Averbações (mandados, sentenças, reconhecimentos) | 5 anos após a averbação | Eliminação |
| Comunicações (art. 106 da Lei 6.015/73) | 2 anos após a anotação | Eliminação |
Registro de Imóveis
| Documento | Prazo de guarda | Destinação |
|---|---|---|
| Livros (protocolo, registro geral, auxiliar, indicadores) | Permanente | Guarda permanente |
| Memoriais de incorporação e loteamento | Permanente | Guarda permanente |
| Títulos registrados (via apresentada) | 1 ano | Eliminação · Digit. |
| Títulos com prenotação cancelada, não retirados | 5 anos após o cancelamento | Eliminação |
| Comprovante de emissão de DOI | 5 anos | Eliminação |
Tabelionato de Notas
| Documento | Prazo de guarda | Destinação |
|---|---|---|
| Livros de escrituras, procurações e testamentos | Permanente | Guarda permanente |
| Fichas e cartões de depósito de firmas | 5 anos (era Permanente, alterado em 2024) | Eliminação · Digit. |
| Reconhecimento de firma por autenticidade | 5 anos (era Permanente, alterado em 2024) | Eliminação · Digit. |
| Certidões de distribuidores, interdições e tutelas | 10 anos | Eliminação |
| Outros documentos de escritura/procuração | 10 anos | Eliminação |
Tabelionato de Protesto
| Documento | Prazo de guarda | Destinação |
|---|---|---|
| Livro de protocolo | 3 anos | Eliminação |
| Livro de registro de protesto | 10 anos | Eliminação |
| Comprovantes de pagamento a credores e devolução de títulos | 1 mês | Eliminação |
| Intimações de documentos protestados | 1 ano | Eliminação |
| Intimações de títulos pagos ou retirados | 6 meses | Eliminação |
| Mandados e ofícios judiciais | 10 anos | Eliminação |
| Ordens de cancelamento | 1 ano | Eliminação |
Registro de Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas
| Documento | Prazo de guarda | Destinação |
|---|---|---|
| Livros registrais (RTD: A, B, C, D · RCPJ: protocolo, A e B) | Permanente | Guarda permanente |
| Contratos sociais, atos e estatutos registrados | Permanente | Guarda permanente |
| Documentos que instruíram o registro (RTD) | 10 anos | Eliminação |
| Certidões recebidas para registros e averbações (RCPJ) | 10 anos | Eliminação · Digit. |
| Cópias de documentos pessoais de sócios (RCPJ) | 10 anos | Eliminação · Digit. |
| Requerimentos de registro (RCPJ) | 1 ano | Eliminação |
Documentos comuns a todas as serventias
| Documento | Prazo de guarda | Destinação |
|---|---|---|
| Certidão não procurada pelas partes | 3 meses | Eliminação |
| Ofícios e requerimentos | 5 anos | Eliminação |
| Recibos e boletins de atos extrajudiciais | 5 anos | Eliminação |
| Guias de recolhimento de receita judiciária | 10 anos | Eliminação |
| Livros adicionais e de controle de selos | 10 anos | Eliminação |
Tabela simplificada para consulta rápida, com base no anexo do Provimento CN nº 50/2015, na redação dada pelo Provimento CN nº 185/2024. Para aplicação formal, consulte sempre o texto compilado oficial no CNJ e as normas da Corregedoria local.
O que isso significa na prática (e em dinheiro)
Pergunte a si mesmo:
- Quantos metros quadrados do meu cartório são ocupados por documentos com prazo de guarda já vencido?
- Quanto custa esse espaço por mês, em aluguel, ou no que ele poderia estar rendendo?
- Se a Corregedoria pedisse hoje a relação do que foi eliminado nos últimos anos, eu teria o registro semestral em ordem?
Se as respostas incomodam, o provimento é o seu aliado: ele existe justamente pela "economia de tempo, esforços e custos" que o próprio texto menciona nos considerandos.
O caminho seguro para aplicar a tabela
A autorização existe, mas descarte de acervo cartorário não se faz no improviso. O roteiro que aplicamos em serventias segue seis passos.
1. Inventário: levantar o acervo real, caixa a caixa, identificando especialidade, tipo documental e período. Sem saber o que existe, não há como aplicar prazo nenhum.
2. Classificação pela tabela: enquadrar cada conjunto no código correspondente da Tabela de Temporalidade, separando guarda permanente, prazo vencido e prazo condicionado à digitalização.
3. Digitalização com validade jurídica: para os itens em que a eliminação depende de digitalização, e para as fichas de firmas da nova regra, digitalizar no padrão do Decreto 10.278/2020: PDF/A, assinatura ICP-Brasil, metadados e cadeia de custódia.
4. Descarte com desfiguração: eliminar conforme o art. 2º, com fragmentação que impossibilite a recuperação de dados pessoais e assinaturas, e com certificado de destruição.
5. Comunicação semestral: formalizar ao juízo competente a relação do que foi eliminado, no rito do art. 3º.
6. Guarda organizada do que fica: o que é permanente merece acondicionamento adequado, ou guarda terceirizada com controle de temperatura e rastreio, liberando a serventia do custo imobiliário.
O erro a evitar é o atalho: descartar sem inventário, sem digitalizar o que a tabela condiciona, ou sem comunicar o juízo. A economia de hoje vira o problema da próxima correição.
O resumo para o titular da serventia
O CNJ autorizou o descarte desde 2015. A tabela diz exatamente o que pode sair e quando. A atualização de 2024 derrubou até as fichas de firmas da guarda eterna, condicionadas à digitalização legal. O que falta, na maioria dos cartórios, não é permissão, é processo.
A Documentalize executa esse ciclo completo para serventias: inventário, classificação pela tabela, digitalização conforme a Recomendação CNJ nº 11 e o Decreto 10.278, descarte com desfiguração certificada e organização do acervo permanente. Análise do cenário gratuita, resposta em 24h.
Perguntas frequentes
Não. Ele autoriza a adoção da Tabela de Temporalidade, a palavra do art. 1º é "ficam autorizados". O descarte é uma faculdade que gera economia, desde que siga as condições: prazos da tabela, desfiguração dos documentos e comunicação semestral ao juízo competente.
Não mais. O Provimento CN 185/2024 alterou a tabela: depósito de firmas e reconhecimento por autenticidade passaram de guarda permanente para 5 anos, com base na Lei 12.682/2012 e no Decreto 10.278/2020. Com a digitalização em padrão legal, o papel pode ser eliminado após o prazo.
Depende do item. A tabela tem documentos de eliminação direta após o prazo (como certidões não procuradas, após 3 meses) e documentos cuja eliminação só é permitida se houver microfilmagem ou digitalização (como títulos registrados no RI e habilitações de casamento). Em todos os casos, vale o art. 2º: desfiguração antes do descarte, sempre.
Os livros registrais: nascimento, casamento, óbito e Livro E no RCPN; protocolo, registro geral, auxiliar e indicadores no RI; escrituras, procurações e testamentos nas notas; livros A, B, C e D no RTD; contratos sociais e estatutos no RCPJ. Tudo o que orbita esses livros (fichas, títulos apresentados, certidões) tem prazo, conforme a tabela.