O que diz o Decreto 10.278/2020 sobre descarte de documentos
O Decreto 10.278, publicado em março de 2020, regulamentou a digitalização de documentos públicos e particulares no Brasil. Ele estabelece que documentos digitalizados conforme suas diretrizes possuem a mesma validade jurídica dos originais em papel.
A regra é clara: se você digitalizar um documento seguindo os padrões técnicos do decreto, pode descartar o papel original. Mas atenção: não é qualquer digitalização. O arquivo digital precisa garantir três coisas: autenticidade (você consegue provar quem criou o documento), integridade (o conteúdo não foi alterado) e confiabilidade (o processo de digitalização é rastreável).
Para documentos fiscais, contábeis e trabalhistas, o decreto permite o descarte imediato do papel após a digitalização válida. Isso representa uma mudança enorme para empresas que mantinham salas inteiras de arquivo morto apenas por obrigação legal.
Requisitos técnicos para a digitalização ter valor legal
Não basta passar o documento no scanner e jogar o papel fora. O Decreto 10.278 estabelece requisitos técnicos obrigatórios que sua empresa precisa seguir.
Primeiro, a resolução mínima é de 300 DPI para documentos em preto e branco. Para documentos coloridos ou com detalhes importantes nas cores, use 24 bits de profundidade. O formato do arquivo deve ser PDF/A, que é um padrão internacional de preservação de longo prazo.
Segundo, você precisa usar certificação digital ICP-Brasil para assinar os documentos digitalizados. Essa assinatura eletrônica garante que o arquivo não foi adulterado desde a digitalização e identifica quem realizou o processo.
Terceiro, é obrigatório manter um registro completo do processo: quando foi digitalizado, por quem, qual equipamento foi usado, hash do arquivo (uma espécie de impressão digital única do documento). Esse histórico precisa ficar guardado junto com o documento digital.
Por fim, a empresa precisa criar um Plano de Classificação e uma Tabela de Temporalidade Documental, definindo quais documentos tem, por quanto tempo guardar e quando podem ser eliminados. Isso não é burocracia dispensável, é exigência legal para o descarte ser válido.
Documentos fiscais e contábeis que podem ser eliminados
Notas fiscais de entrada e saída são os documentos mais comuns nessa categoria. Depois de digitalizadas conforme o Decreto 10.278, podem ser descartadas. A Receita Federal aceita os arquivos digitais para fiscalizações, desde que você consiga comprovar a autenticidade.
Livros contábeis, balancetes, razões e diários também entram nessa lista. Empresas de médio porte costumam acumular dezenas de caixas só com esse tipo de documento. A digitalização permite liberar esse espaço sem perder a conformidade legal.
Comprovantes de pagamento de tributos, recibos de despesas dedutíveis, guias de recolhimento (DARF, GPS, GFIP) seguem a mesma regra. O prazo de guarda não muda: você continua obrigado a manter os documentos pelo período que a lei determina (normalmente 5 anos para documentos fiscais e contábeis, podendo chegar a 10 anos em alguns casos). A diferença é que agora pode manter em formato digital e descartar o papel.
Atenção: documentos que ainda estão dentro de um processo de fiscalização ou auditoria em andamento não devem ser descartados até o encerramento do processo, mesmo que já digitalizados.
Documentos trabalhistas e previdenciários
Folhas de ponto, recibos de pagamento de salários, férias e rescisões podem ser descartados após digitalização jurídica. Para o eSocial e para fiscalizações trabalhistas, os arquivos digitais são aceitos normalmente.
Contratos de trabalho, termos de aditivos, advertências e suspensões também. Uma empresa com 50 funcionários gera facilmente 600 folhas de ponto por ano, fora os recibos mensais. Em cinco anos, são milhares de páginas.
Documentos de afastamento, atestados médicos e comprovantes de entrega de EPI seguem a mesma lógica. O importante é respeitar o prazo de guarda: documentos trabalhistas precisam ser mantidos por no mínimo 5 anos (prazo prescricional das ações trabalhistas), mas alguns especialistas recomendam 20 anos para documentos relacionados a insalubridade ou periculosidade, por causa de ações de longo prazo.
Comunicações de Acidente de Trabalho (CAT) e documentos previdenciários merecem atenção especial. Por envolverem questões de saúde que podem se manifestar anos depois, muitas empresas preferem manter tanto o digital quanto o original por períodos estendidos, mesmo não sendo obrigadas por lei.
Contratos, correspondências e documentos administrativos
Contratos com fornecedores, clientes e prestadores de serviço podem ser descartados em papel após digitalização válida. Isso vale para aditivos, termos de rescisão e trocas de correspondência relacionadas.
Procurações, autorizações, cartas de fiança e garantias também. A validade jurídica do documento digital é equivalente ao papel, então se você precisar apresentar em juízo, o arquivo certificado digitalmente será aceito.
E-mails impressos, cartas comerciais, propostas, orçamentos e atas de reunião completam a lista. Muitas empresas ainda imprimem e-mails para arquivar fisicamente, um hábito que não faz mais sentido com a digitalização jurídica.
Documentos societários (atas de assembleia, alterações contratuais) já costumam ser registrados em cartório ou junta comercial em formato digital há anos, então o original em papel pode ser descartado depois de digitalizado conforme o decreto.
Documentos que precisam de cuidado especial ou não podem ser descartados
Alguns documentos exigem atenção redobrada. Escrituras públicas, testamentos e documentos com valor histórico ou artístico não devem ser descartados mesmo após digitalização. O Decreto 10.278 permite o descarte, mas leis específicas de patrimônio histórico podem proibir.
Documentos originais que têm valor probatório exclusivo em papel, como algumas perícias técnicas ou laudos assinados de próprio punho com reconhecimento de firma, podem precisar ser mantidos fisicamente. Na dúvida, consulte um advogado antes de descartar.
Títulos de crédito (cheques, duplicatas, notas promissórias) em circulação não podem ser destruídos. Só depois de quitados e fora de circulação é que podem ser digitalizados e descartados conforme o decreto.
Documentos pessoais de terceiros (RG, CPF, CNH de clientes ou funcionários) merecem cuidado adicional por causa da LGPD. Você pode digitalizá-los e descartar o papel, mas precisa garantir que tanto o papel descartado quanto o arquivo digital sigam as regras de proteção de dados pessoais.
O descarte seguro do papel após digitalização
Jogar documento no lixo comum é crime ambiental e pode gerar vazamento de informações. O descarte precisa ser feito por empresas especializadas em destruição segura de documentos, que fragmentam o papel de forma irreversível.
A empresa de destruição deve fornecer um Certificado de Destruição, documento que comprova que o descarte foi feito de forma segura e ambientalmente correta. Guarde esse certificado junto com os registros da digitalização.
Para documentos com dados pessoais (protegidos pela LGPD), o certificado de destruição é ainda mais importante. Ele serve como prova de que você cumpriu seu dever de eliminar os dados quando não eram mais necessários, reduzindo riscos de vazamento.
Empresas que descartam grande volume podem contratar o serviço de destruição on-site, onde o caminhão-triturador vai até a empresa e destrói os documentos na frente dos responsáveis. Isso dá mais segurança e transparência ao processo.
Prazos de guarda que continuam valendo no digital
Digitalizar não significa que você pode apagar tudo depois de seis meses. Os prazos de guarda continuam os mesmos, só que agora cumpridos no formato digital em vez de papel.
Documentos fiscais e contábeis: 5 anos, em regra geral. Empresas do Lucro Real podem precisar guardar por mais tempo se houver prejuízos fiscais a compensar.
Documentos trabalhistas e previdenciários: 5 anos para a maioria, mas documentos relacionados ao FGTS devem ser mantidos por 30 anos. Contribuições previdenciárias, pela possibilidade de fiscalização, muitas empresas guardam por 10 anos.
Contratos: pelo prazo de vigência mais 5 anos (prazo prescricional geral do Código Civil). Contratos específicos podem ter prazos diferentes.
Documentos ambientais e de segurança do trabalho: alguns precisam ser mantidos por 20 anos ou até permanentemente, dependendo do tipo de atividade e dos riscos envolvidos.
A Tabela de Temporalidade Documental da sua empresa deve listar cada tipo de documento e seu prazo específico. Isso evita descartar (digital ou papel) documentos antes da hora e ter problemas com fiscalizações.
Como garantir que sua digitalização tenha validade jurídica
Primeiro passo: tenha um processo documentado. Crie um procedimento interno que descreva como será feita a digitalização, quem são os responsáveis, quais equipamentos serão usados e como será o controle de qualidade.
Segundo: use certificação digital ICP-Brasil válida. Não adianta digitalizar tudo certinho e esquecer de assinar digitalmente os arquivos. Sem a assinatura certificada, o documento perde a força legal.
Terceiro: faça controle de qualidade. Depois de digitalizar, alguém precisa conferir se o arquivo ficou legível, se todas as páginas foram capturadas, se não há manchas ou partes cortadas. Um documento ilegível não serve para nada.
Quarto: organize os arquivos de forma estruturada. Use nomes de arquivo padronizados, mantenha pastas organizadas por tipo de documento e período, implemente um sistema de busca eficiente. Um arquivo que ninguém consegue encontrar é como se não existisse.
Quinto: faça backups regulares e em locais diferentes. Incêndio, enchente ou pane no servidor podem destruir seus documentos digitais tão facilmente quanto destroem papel. Backup em nuvem, em servidor externo e em mídias físicas garantem que você não perca tudo de uma vez.
Por fim: mantenha os registros do processo de digitalização (metadados, logs, certificados de destruição do papel) organizados e acessíveis. Se um fiscal ou juiz questionar a autenticidade de um documento digital, esses registros são sua prova de que tudo foi feito conforme a lei.
Vale a pena digitalizar e descartar tudo de uma vez?
Depende do tamanho do seu arquivo morto e da sua capacidade operacional. Digitalizar 20 anos de documentos de uma empresa média pode levar meses e exigir equipe dedicada.
Muitas empresas começam pelos documentos mais recentes e mais usados, deixando o arquivo mais antigo para depois. Outra estratégia é digitalizar primeiro os documentos que ocupam mais espaço físico, liberando salas de arquivo rapidamente.
O investimento inicial em equipamentos (scanners de alta velocidade), certificação digital e treinamento de equipe precisa ser comparado com o custo de manter o espaço físico de arquivo, o risco de perda de documentos e o tempo perdido procurando papéis.
Para a maioria das empresas, a digitalização se paga em 2 a 3 anos só com a economia de espaço físico. Se você aluga um galpão ou sala comercial só para arquivo morto, a conta fecha ainda mais rápido.
Empresas especializadas como a Documentalize podem fazer todo o processo: digitalização conforme o Decreto 10.278, certificação digital, organização dos arquivos, criação da tabela de temporalidade e até a destruição segura do papel. Para volumes grandes, terceirizar costuma ser mais rápido e seguro do que fazer internamente.
Próximos passos para sua empresa
Se você está pensando em digitalizar e descartar documentos, comece fazendo um diagnóstico do seu arquivo. Quantas caixas ou metros lineares de documento você tem? Quais tipos de documento? Qual o período coberto?
Depois, identifique quais documentos ainda estão dentro do prazo de guarda obrigatório e quais já podem ser eliminados (mesmo sem digitalizar, se o prazo já passou). Isso reduz o volume a digitalizar.
Crie ou atualize sua Tabela de Temporalidade Documental. Se não tiver certeza dos prazos, consulte a legislação específica da sua área ou conte com apoio especializado.
Defina se vai digitalizar internamente ou contratar uma empresa. Para volumes pequenos e equipe disponível, fazer internamente pode funcionar. Para volumes grandes ou prazos apertados, a terceirização é mais indicada.
A Documentalize tem 15 anos de experiência em digitalização com validade jurídica, trabalha conforme o Decreto 10.278/2020 e a LGPD, e oferece guarda digital em plataforma própria (Wedoks). Se quiser conversar sobre como aplicar isso na sua empresa, entre em contato.
Perguntas frequentes
Não. A digitalização com celular não atende aos requisitos técnicos do Decreto 10.278/2020, que exige resolução mínima de 300 DPI, formato PDF/A e certificação digital ICP-Brasil. Para ter validade jurídica e permitir o descarte do papel, use scanners profissionais e siga todos os padrões técnicos da legislação.
Você pode descartar imediatamente após a digitalização, desde que o processo tenha seguido todos os requisitos legais (resolução adequada, certificação digital, registros completos). Não há prazo de carência obrigatório. O que importa é a qualidade e conformidade da digitalização, não o tempo decorrido.
Sim. Depois de descartar o papel, o arquivo digital se torna o único comprovante. Por isso é obrigatório manter backups em locais diferentes. A perda de documentos fiscais pode gerar multas e impedir a comprovação de despesas dedutíveis. Empresas sérias de digitalização oferecem armazenamento redundante para evitar esse risco.
Sim, se ainda estiverem dentro do prazo de guarda legal. Um contrato de 12 anos, por exemplo, pode já ter cumprido sua temporalidade e nem precisaria ser digitalizado, poderia ser eliminado diretamente. Mas se houver razão para manter (processos judiciais pendentes, valor histórico), a digitalização conforme o Decreto 10.278 permite o descarte do papel mesmo para documentos antigos.
Não existe obrigação de comunicação prévia à Receita Federal. O Decreto 10.278/2020 autoriza o descarte sem necessidade de autorização. Porém, você precisa manter toda a documentação do processo (registros da digitalização, certificados de destruição) para apresentar em caso de fiscalização. A conformidade com os requisitos técnicos é sua responsabilidade.
Sim. Documentos com dados pessoais (de funcionários, clientes, fornecedores) precisam ser descartados quando não forem mais necessários, conforme o princípio da necessidade da LGPD. Isso vale tanto para papel quanto para arquivos digitais. O descarte físico precisa ser seguro (fragmentação irreversível) e o digital precisa ser definitivo (exclusão de backups também), ambos documentados com certificados.