Contexto: por que a Recomendação existe
Os cartórios extrajudiciais — Notas, Registro de Imóveis, Civil de Pessoas Naturais, Títulos e Documentos, Protesto — guardam acervos centenários, frequentemente em livros encadernados manuscritos. A Recomendação nº 11/2013 do CNJ nasce para orientar a digitalização desse patrimônio com critérios de autenticidade, integridade, segurança e acessibilidade, evitando que cada cartório invente sua própria metodologia.
Mesmo não sendo norma cogente isolada, é referência forte das Corregedorias estaduais e do CNJ em correição. Cartórios que seguem padrão sólido têm muito menos risco regulatório.
Principais diretrizes
- Preservar o documento físico — digitalização não autoriza descarte de livros notariais.
- Garantir integridade dos arquivos digitais (hash, controle de versão).
- Assegurar autenticidade por meio de assinatura digital ICP-Brasil quando aplicável.
- Manter rastreabilidade do processo: quem, quando, como, com que equipamento.
- Indexar com metadados que permitam recuperação eficiente.
- Adotar formato de preservação (PDF/A).
- Política de backup com cópias em locais distintos.
Padrões técnicos recomendados
- Resolução: mínimo 300 dpi para texto; livros antigos manuscritos costumam ir a 400–600 dpi.
- Cor: RGB 24 bits para manuscritos, monocromo só quando o original é texto datilografado limpo.
- Formato: entrega em PDF/A com OCR embutido; preservação de master em TIFF sem compressão quando justificado.
- OCR: camada de texto pesquisável, ainda que manuscritos antigos limitem o reconhecimento.
- Captura: scanners planetários com berço em V para livros encadernados — preserva a encadernação histórica.
Interoperabilidade: SAEC, e-Notariado, CENSEC
Os Serviços de Atendimento Eletrônico Compartilhado (SAEC)e plataformas como e-Notariado, CENSEC e ONR assumem que o acervo do cartório está digitalizado e estruturado. Sem digitalização robusta, o cartório não consegue entregar certidão online com a rapidez exigida — perde clientes e fica mal avaliado em correição.
Como conduzir um projeto de digitalização em cartório
- Diagnóstico: mapeie livros, estado de conservação, prioridade.
- Piloto: digitalize 1 livro completo para validar parâmetros (resolução, OCR, indexação).
- Plano: defina ordem, prazos, custo, fornecedor com experiência em cartório.
- Execução in loco: documentos cartoriais não devem sair da sede — scanner vai até o livro.
- Indexação: número do livro, folha, ato, data, partes — chave para o SAEC.
- Conferência: 10% das páginas amostradas para QA.
- Carga no sistema: ingestão no GED do cartório.
Perguntas frequentes
É um ato normativo do Conselho Nacional de Justiça que orienta os cartórios extrajudiciais sobre a digitalização do acervo, com foco em segurança, integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos digitalizados.
Como o nome diz, é uma recomendação — não obriga isoladamente como faria uma resolução. Mas estabelece o padrão técnico esperado pela Corregedoria e é referência em fiscalizações. Cartórios que se afastam dela ficam expostos em correição.
PDF/A para o documento finalizado (garantia de preservação), TIFF para imagens de alta fidelidade quando aplicável, e camada de texto (OCR) embutida para pesquisa. Resolução mínima geralmente em 300 dpi para texto e mais alta para livros antigos.
Cada documento digitalizado deve ter metadados que permitam recuperação: tipo de ato, número do livro, folha, data, partes envolvidas. Sem indexação adequada, a digitalização vira só fotografia de papel.
Os serviços eletrônicos compartilhados (CENSEC, Central de Atos, e-Notariado) exigem que o acervo esteja digitalizado e estruturado para interoperabilidade. A digitalização deixa de ser projeto interno e passa a ser pré-requisito de participação nas plataformas nacionais.
Sim. Existem scanners planetários com berço em V que digitalizam livros sem abrir além do ângulo seguro, preservando a encadernação histórica. É exatamente o tipo de equipamento usado em digitalização de cartórios e acervos especiais.