Guarda de Documentossem ocupar um centímetro do seu espaço
Sua empresa paga por metro quadrado de escritório para guardar papel que ninguém vê há anos. A Documentalize assume essa responsabilidade — com segurança 24h, rastreabilidade total e seus documentos de volta em até 24 horas quando precisar.
O que é guarda terceirizada de documentos?
Guarda terceirizada (ou guarda externa) de documentos é o serviço pelo qual uma empresa especializada assume a custódia física dos arquivos de outra organização — em galpão certificado, com controle ambiental, prevenção de incêndio, rastreabilidade por QR Code e acesso auditado. Em vez de pagar metro quadrado de escritório caro para guardar papel, a empresa paga por caixa armazenada e solicita documentos remotamente quando precisar.
É diferente de digitalização: na guarda, o documento físico continua existindo (em outro endereço); na digitalização, ele vira arquivo digital. Os dois serviços são frequentemente combinados — digitaliza-se o que é consultado com frequência e mantém-se em guarda o que precisa de retenção legal (Lei 8.159/1991, prazos fiscais e trabalhistas).
A Documentalize opera galpões certificados e atende mais de 1.800 empresas atendidas no Brasil, com SLA de devolução em até 24h úteis.
- Custódia em galpão certificado (Corpo de Bombeiros, anti-incêndio)
- Rastreabilidade caixa-a-caixa por QR Code e sistema WEB
- SLA de devolução em até 24 horas úteis
- Substitui o custo de metro quadrado em escritório por mensalidade por caixa
Quanto espaço da sua empresa está sendo ocupado por papel?
Caixas empilhadas no fundo do escritório. Armários transbordando de pastas. Uma sala inteira dedicada a documentos que ninguém consulta — mas que ninguém pode jogar fora. Isso não é organização, é custo oculto.
Cada metro quadrado de escritório nas capitais brasileiras custa entre R$ 50 e R$ 200 por mês. Uma empresa com 50 caixas de documentos ocupa em média 6m² — o equivalente a R$ 300–1.200 todo mês em espaço improdutivo, além do custo de um funcionário para gerenciar acessos.
E quando a auditoria chega e precisa de um contrato de 4 anos atrás? Quantas horas são gastas procurando em meio ao caos?
Calcule seu custo atual de guarda interna
Calcule a implantação e o custo mensal da sua guarda
Em menos de 1 minuto você recebe o valor estimado, com pagamento único de implantação e o mensal recorrente.
Qual o volume de caixas a armazenar?
Considere caixas padrão box 7kg.
Conheça o galpão onde seus documentos ficam guardados
Clique em cada área para ver os recursos de segurança
Caixas Documentalize em papelão duplo reforçado, capacidade 7kg, identificadas com QR Code e posição exata no sistema.
Caixas Documentalize em papelão duplo reforçado, capacidade 7kg, identificadas com QR Code e posição exata no sistema.
Toque em um ponto para ver os detalhes
Da sua empresa ao nosso galpão em 4 etapas
Processo seguro, rastreado e sem interrupção da sua operação
Etapa 1 — Catalogação
Nossa equipe realiza o inventário completo das suas caixas: conteúdo, período, tipo documental e responsável. Cada caixa recebe etiqueta com QR Code único. Você recebe o inventário completo em planilha antes mesmo da coleta.
Como você acessa seus documentos quando precisar
Simule uma solicitação de documento guardado
💡 Digite qualquer coisa — esta é uma demonstração
Acesso 100% online. Sem precisar ir até o galpão. Sem ligar para ninguém.
Mais do que guardar — proteger, rastrear e entregar
Galpão Certificado
Certificado pelo Corpo de Bombeiros com sprinkler, detectores de fumaça, extintores e Termo Higrômetro. Seus documentos em ambiente controlado.
Rastreamento Total
Cada caixa tem posição exata no sistema: corredor, fileira e nível. Você sabe onde cada documento está em tempo real, sem precisar ligar.
Coleta e Devolução Própria
Veículo próprio rastreado por GPS. Protocolo individual assinado para cada caixa retirada ou devolvida. Nenhuma movimentação sem registro.
Sistema WEB 24/7
Plataforma online para consultar, localizar e solicitar documentos a qualquer hora. Acesso por usuário com controle de permissões.
Entrega em até 24h
Solicitou hoje antes das 14h, recebe amanhã. Para urgências, atendimento no mesmo dia em Curitiba e região metropolitana.
Custo Previsível
De R$ 1,50 a R$ 4,00 por caixa box 7kg/mês, conforme o volume — tudo incluso: armazenamento, sistema WEB, consultas e uma entrega mensal. Clientes de digitalização podem ter a guarda como cortesia.
Guarda interna versus Documentalize: compare
Dois cenários. Uma decisão.
❌ Guarda interna
- Ocupa m² caro do seu escritório
- Funcionário dedicado a localizar documentos
- Risco de incêndio, água, pragas e furto
- Sem rastreabilidade — ninguém sabe onde está o quê
- Horas perdidas em auditorias procurando papel
- Sem controle de quem acessou o que e quando
Dúvidas sobre guarda de documentos
O valor varia de R$ 1,50 a R$ 4,00 por caixa box 7kg/mês, conforme o volume armazenado — quanto maior o volume, menor o preço por caixa. Está incluso: armazenamento, sistema WEB, consultas ilimitadas e uma entrega mensal. Clientes que também contratam digitalização de documentos podem receber a guarda como cortesia.
Solicitações feitas até as 14h são entregues no dia útil seguinte. Em Curitiba e região metropolitana atendemos também no mesmo dia em casos de urgência.
Galpão certificado pelo Corpo de Bombeiros, sistema sprinkler, detectores de fumaça, câmeras 24/7, controle de acesso por crachá e seguro de acervo. Tudo em conformidade com a LGPD.
Sim. Agendamos uma visita técnica para você conhecer a estrutura, conversar com a equipe e ver o sistema WEB em funcionamento.
Aplicamos a Tabela de Temporalidade da sua empresa. No vencimento, emitimos relatório de descarte para aprovação e fazemos a destruição certificada com emissão de termo.
Sim. Oferecemos o pacote completo: catalogação, digitalização sob demanda e guarda física. Você decide o que precisa de cópia digital e o que basta ficar arquivado.
Libere o espaço da sua empresa. A gente cuida do papel.
Solicite uma proposta. Analisamos seu volume, propomos um plano e mostramos quanto você economiza por mês.