Entenda o que a lei exige, quais documentos são abrangidos e como a Documentalize garante 100% de conformidade em cada arquivo processado.
Publicado em 18 de março de 2020, o Decreto nº 10.278 regulamentou o art. 2º-A da Lei nº 12.682/2012 e estabeleceu os requisitos mínimos para digitalização de documentos públicos e privados, garantindo que os arquivos digitais produzidos tenham o mesmo valor legal do original físico.
Em termos práticos: um documento digitalizado conforme o Decreto pode substituir legalmente o papel — e o original físico pode ser descartado com segurança. Sem conformidade, o digital é apenas uma cópia sem valor jurídico.
"Estabelecer os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais."
A lei abrange um universo amplo de empresas e instituições
Documentos de saúde (prontuários) seguem adicionalmente as normas do CFM e LGPD — a Documentalize aplica as camadas complementares de conformidade.
A animação abaixo simula exatamente o que acontece com cada documento processado pela Documentalize
Contratante: Empresa ABC Ltda. — CNPJ 00.000.000/0001-00
Contratada: Documentalize Bureau Ltda.
Cláusula 1ª — Do objeto: prestação de serviços de digitalização certificada conforme o Decreto nº 10.278/2020.
Cláusula 2ª — Do valor: R$ 12.000,00 (doze mil reais) em 12 parcelas mensais.
Cláusula 3ª — Do foro: Comarca de Curitiba — PR.
Assinado digitalmente conforme ICP-Brasil.
Sem esses 9 metadados obrigatórios, o documento digitalizado NÃO substitui o original físico perante a lei. A Documentalize garante conformidade total em cada arquivo processado.
É de um órgão público? Veja abaixo os 5 metadados adicionais exigidos pelo Anexo II(b) e a obrigatoriedade da ICP-Brasil.
O Decreto 10.278 trata de forma diferente os documentos destinados a pessoas jurídicas de direito público interno. Além dos 8 metadados comuns, o Anexo II(b) exige mais 5 — e o Art. 5º torna a assinatura ICP-Brasil obrigatória, observando ainda a Lei nº 8.159/1991 e as diretrizes do Conarq.
Identificação da classe, subclasse, grupo ou subgrupo do documento com base em um plano de classificação.
Registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento original — não a data da digitalização.
Indicação da próxima ação prevista — transferência, eliminação ou recolhimento — conforme tabela de temporalidade.
Configuração da informação no documento conforme o sistema de signos (textual, iconográfico, cartográfico, sonoro…).
Prazo estabelecido em tabela de temporalidade para o cumprimento da destinação do documento.
| Requisito | Setor Privado | Setor Público |
|---|---|---|
| Assinatura digital | Qualquer meio acordado entre as partes (Art. 6º) | ICP-Brasil obrigatória (Art. 5º, I) |
| Metadados mínimos | 8 metadados — Anexo II(a) | 13 metadados — Anexo II(a) + II(b) |
| Avaliação prévia ao descarte | Recomendada | Obrigatória — tabela de temporalidade (Art. 7º) |
| Base normativa adicional | — | Lei nº 8.159/1991 + diretrizes do Conarq (Art. 12) |
Base normativa: Decreto 10.278/2020 — Arts. 5º, 6º, 7º e 12 + Anexo II.
Entenda por que não basta apenas escanear o documento
PDF/A é uma versão do formato PDF padronizada pela ISO 19005 para preservação de longo prazo. Diferente de um PDF comum, o PDF/A incorpora fontes, cores e metadados diretamente no arquivo — garantindo que ele seja legível e fiel ao original daqui a 50 anos, em qualquer sistema.
OCR (Optical Character Recognition) converte a imagem escaneada em texto real e pesquisável. Sem OCR, o arquivo é apenas uma fotografia do papel — você não consegue buscar palavras, copiar trechos ou indexar o conteúdo. Com OCR, o documento se torna um ativo digital pesquisável.
Redundância total — seus dados nunca dependem de um único sistema
Os metadados são injetados diretamente no arquivo. Permanecem com o documento para sempre, independente de sistemas.
Entregamos uma planilha de controle com todos os metadados de cada lote — importável em qualquer sistema.
Indexação completa no sistema de gestão documental, com busca, controle de acesso e histórico de versões.
Os riscos jurídicos e operacionais de uma digitalização não conforme
O documento digital não substitui o original físico. Você é obrigado a guardar o papel — anulando qualquer ganho de espaço e custo.
Documentos sem conformidade são rejeitados em auditorias, processos trabalhistas, fiscalizações e licitações públicas.
Se o original foi destruído após digitalização não conforme, a empresa pode ser responsabilizada por destruição de documento comprobatório.
Sem metadados e rastreabilidade, é impossível provar a cadeia de custódia dos documentos.
A Documentalize elimina todos esses riscos com um processo certificado e auditável do início ao fim.
Cada etapa foi desenhada para garantir 100% de aderência ao Decreto 10.278/2020
Cada lote recebe um identificador único. Origem, responsável e data de coleta são registrados antes do primeiro scan.
Scanners profissionais calibrados, 300 DPI mínimo (400 DPI para plantas), saída direta em PDF/A-3 conforme ISO 19005.
Motor OCR de alta precisão (> 99%) com reconhecimento multilíngue, tabelas, manuscritos e campos estruturados.
Os 9 metadados obrigatórios são injetados diretamente no PDF/A. Cada arquivo recebe assinatura digital nível A3 com timestamping RFC 3161.
Entrega tripla redundante: PDF/A com metadados embutidos, planilha XLS/CSV importável e indexação no GED. Cada lote acompanha laudo assinado.
Solicite um orçamento sem compromisso. Analisamos o volume, tipo documental e prazo — e respondemos em até 24h com proposta detalhada.
O decreto não é opcional para quem digitaliza documentos com intenção de descarte ou apresentação em processos. Veja os principais segmentos impactados:
Contratos, procurações, atas de reunião, laudos periciais, petições digitalizadas
Notas fiscais, DAS, contratos sociais, balancetes, comprovantes de pagamento
Contratos de trabalho, CTPS, rescisões, atestados, exames admissionais
Prontuários, laudos, consentimentos, prescrições, exames de imagem
Escrituras, contratos de locação, laudos de vistoria, certidões
Notas de transporte, romaneios, contratos de fornecimento, certificados de qualidade
"Tínhamos 12 anos de contratos de transporte empilhados em 3 salas. Depois da certificação, descartamos tudo legalmente em 60 dias. Já passamos por 2 auditorias da SEFAZ sem nenhuma ressalva."
"Nossa maior preocupação era sobre admissibilidade das provas digitais. Com a certificação, cada documento tem o hash e a assinatura ICP-Brasil. Já apresentamos documentos certificados em 3 reclamações trabalhistas — todos aceitos pelo TRT."
"Prontuários são um ponto crítico para o CFM. Consultamos nosso jurídico e a Documentalize atende ao decreto federal. Digitalizamos 5 anos de prontuários físicos, com trilha de auditoria completa. Nossa área de arquivo virou sala de reunião."
Responda mentalmente a cada item. Se alguma resposta for "não", você tem um passivo jurídico.
Se algum item acima não está garantido, você tem um passivo jurídico real.
A Documentalize implementa todos os requisitos do Decreto 10.278/2020 de forma automatizada e auditável.
O Decreto 10.278/2020 existe desde 2020. Empresas que ainda digitalizam sem os requisitos técnicos corretos estão expostas a contestações judiciais, autuações fiscais e custos desnecessários com arquivo físico.
Suporte especializado em conformidade com o Decreto 10.278/2020. Sem burocracia, sem curva de aprendizado jurídico.