O que diz a Lei ?
No último dia 20 de setembro foi sancionada a Lei da Liberdade Econômica, que inclui a Lei 12.682 e que impacta a guarda de documentos originais e digitalização adequada. Confira os termos da Lei:
Art. 10.A Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, passa a vigorar acrescida do seguinte art. 2º-A:“Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.
§ 1º Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital nos termos estabelecidos no regulamento, o original poderá ser destruído, ressalvados os documentos de valor histórico, cuja preservação observará o disposto na legislação específica.
§ 2º O documento digital e a sua reprodução, em qualquer meio, realizada de acordo com o disposto nesta Lei e na legislação específica, terão o mesmo valor probatório do documento original, para todos os fins de direito, inclusive para atender ao poder fiscalizatório do Estado.
§ 3º Decorridos os respectivos prazos de decadência ou de prescrição, os documentos armazenados em meio eletrônico, óptico ou equivalente poderão ser eliminados.
§ 4º Os documentos digitalizados conforme o disposto neste artigo terão o mesmo efeito jurídico conferido aos documentos microfilmados, nos termos da Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968, e de regulamentação posterior.
§ 5º Ato do Secretário de Governo Digital da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital do Ministério da Economia estabelecerá os documentos cuja reprodução conterá código de autenticação verificável.
§ 6º Ato do Conselho Monetário Nacional disporá sobre o cumprimento do disposto no § 1º deste artigo, relativamente aos documentos referentes a operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional.
§ 7º É lícita a reprodução de documento digital, em papel ou em qualquer outro meio físico, que contiver mecanismo de verificação de integridade e autenticidade, na maneira e com a técnica definidas pelo mercado, e cabe ao particular o ônus de demonstrar integralmente a presença de tais requisitos.
§ 8º Para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).”
E na prática, o que muda?
Como é: empresas são obrigadas a armazenar documentos físicos por até cinco anos.
Como fica: Documentos podem ser guardados em meios digitais, desde que seja possível comprovar sua autenticidade.
Com quatro anos de vida, a Documentalize está na vanguarda da digitalização de documentos e já realiza esse trabalho em diversos segmentos.
Na prática, a digitalização de documentos facilita o acesso às informações, tanto da empresa quanto dos clientes. Também tem resultado na economia de espaço e transformação de salas que antes eram arquivos em áreas úteis.
Na área da saúde, certificação digital
Para clínicas e hospitais, com a resolução do CFM Nº 1.821/07, o Conselho de Medicina aprovou a digitalização de documentos com certificação digital, e permitiu a destruição da mídia em papel ou microfilme. Esse é um trabalho que deve ser feito com muito comprometimento, até porque não são todas as empresas que fazem gestão de documentos que possuem a certificação digital. A digitalização dos prontuários ou fichas é realizada individualmente, respeitando as normas do CONARQ e as recomendações do CFM.
As melhores práticas para os cartórios
Também é uma prática nos cartórios, a partir da nova recomendação do CNJ Nº 11, em que a Corregedoria exige que disponham de uma manutenção do arquivo de segurança. Ou seja, a digitalização para cartórios, principalmente dos livros e fichas, tornou-se uma obrigação que faz parte do dia a dia dos cartorários.
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