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Digitalização de documentos com validade legal: Como fazer?

Se fossemos fazer uma wish list com os principais desejos dos empresários, com certeza sabemos quais estariam no TOP 5. Redução de custos, agilizar processos, ter credibilidade com os clientes, segurança do patrimônio e aumentar lucro. Acertamos? É natural que essas sejam preocupações dos empresários, pois são questões primordiais para a sustentabilidade dos negócios. Mas será que a gestão dos documentos também entraria na lista de desejos das empresas?

Você não precisa de um gênio da lâmpada

As cinco coisas que listamos acima podem ser alcançadas com uma gestão correta dos documentos, sem pedidos mágicos, apenas com planejamento e compromisso. A redução de custos e, consequentemente, o aumento do lucro se dá ao escolher um trabalho profissional. Faça as contas: quanto sua empresa gasta com locação de um espaço para arquivo? E com um profissional destinado a digitalizar, organizar e guardar a papelada? Ou então, como está seu custo com horas extras e profissionais deslocados para essa atividade quando poderiam estar dedicados à função que exercem?

É comum não colocar essas questões na balança. Optar por contratar um estagiário ou auxiliar, que não fará a atividade com a mesma expertise de uma empresa. Comprar um scanner, sendo que os adequados para esse trabalho custam a partir de R$5mil. E por fim, colocar os arquivos naquele quartinho dos fundos, o pior fim para um bem tão importante.

A digitalização por conta própria é uma possibilidade, mas que exige muito planejamento interno na empresa. Do contrário você só estará transferindo uma bagunça física para uma bagunça digital. Os problemas serão os mesmos de sempre: duplicidade, documentos importantes sendo descartados, arquivos digitais sem qualidade e ilegíveis, falta de rastreabilidade, perda de tempo e dinheiro.

Serviços Pontuais

Se a sua demanda for pontual, e um volume abaixo de 10 mil páginas, é comum que o projeto de digitalização fique com valores entre R$ 0,15 e R$ 0,35 por página a4/ofício, entre R$ 0,50 e R$ 4,00 para folhas encadernadas e de R$ 9,00 a R$ 30,00 por planta de grandes formatos. Disponibilizamos uma calculadora online abaixo para ajudar neste tipo de demanda.

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