Recentemente assinado, está em vigor o Decreto nº 10.278, que regulamenta a técnica a ser empregada e os requisitos mínimos exigidos para a digitalização de documentos. Sejam eles públicos ou privados, as normas são para que os arquivos digitais possam ter validade legal.
A medida lista quais são os padrões técnicos que devem ser seguidos, os metadados que o documento deve conter para ser considerado igual aos do formato em papel, entre outros.
Relembrando: Lei da Liberdade Econômica
O assunto é novidade, mas nem tanto. Se você acompanha nossas publicações deve lembrar que em setembro de 2019 falamos sobre a Lei da Liberdade Econômica. Ela trouxe a possibilidade das empresas não precisarem mais armazenar documentos físicos por cinco anos. Isso desde que a autenticidade dos mesmos pudesse ser comprovada. Com a contribuição de especialistas da Prolik Advogados, explicamos o histórico e as bases legais da decisão.
O Decreto de agora vem complementar a Lei, e tem dois objetivos claros:
- estabelecer como (técnica) os documentos devem ser digitalizados; e
- quais são as exigências para que tenham o mesmo valor que os originais (requisitos).
Com isso, instituições públicas e privadas de todo o país poderão se estruturar para finalmente entrar na era digital. Você se surpreenderia ao saber que muitas ainda não chegaram “nesse século”! Vamos conferir os principais pontos?
Documentos que se enquadram
De modo geral, o Decreto aplica-se para documentos físicos digitalizados, produzidos por pessoas jurídicas de direito público interno e por pessoas jurídicas de direito privado, ou por pessoas físicas.
O que fica de fora das novas regras são os documentos produzidos originalmente em formato digital. Também não se enquadra: documentos referentes às operações e transações financeiras; documentos em microfilme ou audiovisuais; documentos de identificação e de porte obrigatório.
Nas formas da lei
As novas regras incluem que os procedimentos e tecnologias devem assegurar cinco pontos principais que são as palavras-chave de um bom trabalho de digitalização de documentos:
- a integridade do documento digitalizado;
- a rastreabilidade dos procedimentos empregados;
- qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento;
- a confidencialidade; e
- a transparência entre os sistemas.
Uma das regras para documentos que envolvam órgãos públicos é que todos os documentos deverão ter certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Também há normas para a resolução mínima da imagem, cor, e formato do arquivo. Para esses documentos, também foram especificados os metadados que devem estar em cada parte do documento.
No caso de empresas privadas ou contratos particulares, o importante é que o método tenha sido escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem o documento é direcionado.
Seguindo essas regras, os documentos estarão protegidos de alteração, destruição e acesso e a reprodução não autorizados. E com metadados bem definidos, há uma facilitação na sua localização e gerenciamento. Depois de seguir o processo adequado de digitalização, o material físico pode ser descartado sem peso na consciência e com economia de espaço e transformação de salas que antes eram arquivos em áreas úteis.
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