Digitalização de Documentos de Cartório: Documentalize e Ansata

Unir tecnologia e processos para ter mais segurança não é novidade para o setor de cartórios. Como já abordamos aqui, os cartórios têm buscado na gestão e digitalização de documentos uma forma de acelerar processos, modernizar com foco na excelência na prestação de serviços para os cidadãos e oferecer ainda mais segurança. Além disso, com a nova recomendação do CNJ Nº 11,a Corregedoria exige que os Cartórios disponham de uma manutenção do arquivo de segurança. Ou seja, a digitalização para cartórios, principalmente dos livros e fichas, torna-se uma obrigação que faz parte do dia a dia dos cartorários.

Parceria na digitalização para cartórios

E nesse cenário, empresas que oferecem soluções para esse segmento também têm crescido. Um exemplo é a AnSata Soluções para Gestão Notarial e Registral, que é parceira da Documentalize nesse processo. Fundada em 1994, é uma empresa de TI, que atua exclusivamente na prestação de serviços, atendimento técnico e operacional, desenvolvimento de soluções e produtos para o segmento notarial e registral brasileiro (serventias extrajudiciais).

A Ansata

A AnSata oferece softwares integrados que abrangem toda a atividade do cartório e soluções aplicadas às novas tecnologias. “O objetivo é aprimorar os processos no cartório e contribuir para uma gestão mais moderna, com mais segurança e agilidade na confecção dos atos propiciando um atendimento mais ágil e diferenciado para os cidadãos”, conta Cláudia Moreira, responsável pelo Marketing da empresa.

Sobre a Digitalização

A AnSata e a Documentalize definem o padrão da digitalização de acordo com o cartório que facilite a integração de dados, e são feitos testes de indexação antes de iniciar a digitalização total dos documentos. “Seguindo as nossas recomendações no momento de digitalizar as informações, copiando as pastas digitalizadas no caminho indicado do servidor, as imagens ficarão indexadas dentro do sistema e de cada ato de forma correta”, explica Cláudia.

Claudia conta que o trabalho integrado com a Documentalize facilita o processo. “Com todos os documentos digitalizados nos padrões recomendados e copiados nas devidas pastas, a implantação dos sistemas e a conferência dos dados acontecem em menor tempo e de forma mais dinâmica, modernizando o processo. E as informações integradas nos sistemas facilitam e agilizam a pesquisa e a busca dos dados”.

“Nós digitalizamos os livros de escrituras, procurações, certidões de nascimento, óbito, substabelecimento, casamento, protestos e cartões de fichas de assinatura. Nosso trabalho é capturar a imagem digitalizada e deixar o arquivo preparado para ser importado no sistema AnSata, facilitando a visualização e consulta por parte dos cartórios”, conta o sócio da Documentalize, Guilherme Karam.

Claudia destaca os benefícios percebidos pelos cartórios: “principalmente a modernização, segurança, controle gerencial e maior agilidade na confecção dos atos e entrega de documentos para os cidadãos”.