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A Importância da Digitalização de Documentos para Cartórios Extrajudiciais

Os cartórios extrajudiciais são responsáveis por diversos serviços essenciais à sociedade, como a lavratura de escrituras públicas, registro de imóveis e de pessoas jurídicas. Esses documentos são importantes para comprovar a propriedade de bens, a existência de contratos e a identidade de pessoas.

No entanto, o armazenamento físico desses documentos pode ser um problema. Os cartórios precisam de espaço para guardar os documentos, que podem ser volumosos e pesados. Além disso, os documentos podem ser danificados por incêndios, inundações ou outros fatores climáticos.

A digitalização de documentos é uma solução para esses problemas. Ao digitalizar os documentos, os cartórios podem economizar espaço, reduzir o risco de danos e melhorar a segurança dos documentos.

Além disso, a digitalização de documentos pode agilizar os serviços prestados pelos cartórios. Os clientes podem acessar os documentos digitalizados de forma rápida e fácil, sem precisar se deslocar até o cartório.

O Conselho Nacional de Justiça (CNJ) publicou o Provimento nº 134/2022, que regulamenta a digitalização de documentos nos cartórios extrajudiciais. O provimento determina que todos os cartórios devem digitalizar todos os documentos físicos que foram emitidos ou arquivados a partir de 1º de janeiro de 2023.

O CNJ também publicou o Provimento nº 11/2009, que regulamenta a informatização dos serviços notariais e registrais. O provimento determina que todos os cartórios devem contar com um sistema informatizado para o registro e o controle dos documentos.

A digitalização de documentos é uma tendência que só tende a crescer nos próximos anos. Os cartórios que não se adaptarem a essa nova realidade podem ficar para trás.

Vantagens da digitalização de documentos para cartórios extrajudiciais

  • Economia de espaço: os cartórios podem economizar espaço ao digitalizar os documentos físicos. Os documentos digitalizados podem ser armazenados em servidores de forma segura e eficiente.
  • Redução do risco de danos: os documentos digitalizados são menos propensos a danos do que os documentos físicos. Os documentos digitalizados podem ser protegidos por senhas e criptografia, o que dificulta o acesso não autorizado.
  • Melhora da segurança dos documentos: os documentos digitalizados podem ser mais seguros do que os documentos físicos. Os documentos digitalizados podem ser armazenados em servidores com backup, o que protege os documentos contra perdas ou danos.
  • Agilização dos serviços: os clientes podem acessar os documentos digitalizados de forma rápida e fácil, sem precisar se deslocar até o cartório. Os cartórios podem também agilizar os serviços prestados ao digitalizar os documentos, pois não precisam mais lidar com o armazenamento e a organização de documentos físicos.
  • Melhor atendimento ao cliente: os cartórios podem melhorar o atendimento ao cliente ao digitalizar os documentos. Os clientes podem consultar os documentos digitalizados de forma rápida e fácil, o que pode evitar que eles precisem se deslocar até o cartório.
  • Maior eficiência: os cartórios podem ser mais eficientes ao digitalizar os documentos. Os cartórios podem economizar tempo e recursos ao digitalizar os documentos, pois não precisam mais lidar com o armazenamento e a organização de documentos físicos.

Conclusão

A digitalização de documentos é uma tendência que só tende a crescer nos próximos anos. Os cartórios que não se adaptarem a essa nova realidade podem ficar para trás. A digitalização de documentos oferece diversas vantagens aos cartórios, como economia de espaço, redução do risco de danos, melhoria da segurança dos documentos, agilização dos serviços, melhor atendimento ao cliente e maior eficiência.