Falamos recentemente sobre a Lei da Liberdade Econômica sancionada no último dia 20 de setembro e que impacta a guarda de documentos originais e digitalização adequada. Essa mudança envolve algumas decisões e para orientar empresários e gestores, trazemos hoje a contribuição das advogadas Flávia Lubieska N. Kischelewski e Letícia Marinhuk, da Prolik Advogados. Confira abaixo:
Histórico e bases legais
A recente conversão da MP nº 881/2019 (MP da Liberdade Econômica) na Lei nº 13.874/2019 traz impactos em inúmeras atividades empresariais. Essa legislação é assim conhecida por conter, em seu art. 3º, um rol das declarações de direitos da liberdade econômica, dentre os quais se inclui o direito de todo pessoa, física ou jurídica, “arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.
Assim, para possibilitar o atendimento a esse princípio, alterou-se a Lei nº 12.682/2012, que trata sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos. O objetivo é prever legalmente as condições que permitem o armazenamento de versões digitalizadas de documentos impressos, públicos ou privados, compostos por dados ou imagens, em substituição ao armazenamento tradicional, em arquivos físicos.
Documento digitalizado x documento eletrônico
Vale dizer que o documento digitalizado não é igual ao documento eletrônico. O primeiro é uma imagem digital de uma matriz física originária, ao passo que o documento eletrônico nasce totalmente digital, podendo, inclusive, ser assinado digitalmente (a versão em meio físico pode ser derivada, se o documento for impresso) ou conter uma função hash.
Feito esse esclarecimento, de acordo com a nova legislação, estabelece-se que o documento digitalizado poderá substituir a matriz física desde que seja constatada sua integridade, tendo, ainda, o mesmo valor probatório que os físicos, inclusive quando reproduzidos. Daí a necessidade de se atentar à qualidade das digitalizações previamente à eliminação do original.
Ademais, cabe destacar que, a forma de constatação da integridade do documento digital, que permitirá que o documento físico seja destruído sem riscos, ainda carece de regulamentação pelo governo federal, de acordo com o §1º, do art. 2-A, da Lei nº 12.682/2012. Consequentemente, não deve haver atropelos neste momento.
Outro tema da legislação que deverá ser regulamentado é quais documentos deverão conter código de demonstração autenticavel, especialmente em relação aos particulares e empresas. A adoção desse tipo de código não é novidade e pode ser encontrado, por exemplo, em certidões negativas de tributos federais.
A demonstração da autenticidade do documento digitalizado é muito importante. Num cenário de documentos digitais, estima-se que haverá redução de exigências de cópias autenticadas, diminuindo-se burocracias. Apesar desse lado positivo, caberá ao particular o ônus da prova, ou seja, será de responsabilidade do detentor do documento não apenas assegurar que o documento seja corretamente digitalizado, mas que haja meios de atestar a sua autenticidade.
Análise séria evitará transtornos
Para prevenir transtornos, é imprescindível, portanto, eleger adequadamente as tecnologias de autenticação melhor aplicáveis, sem desconsiderar a relevância do local para armazenamento apropriado.
A triagem para eliminação dos documentos digitais deve respeitar os mesmos prazos que existem em relação às versões físicas, isto é, deve-se cuidar com os respectivos prazos de decadência ou de prescrição. A análise é realizada caso a caso, documento por documento, de acordo com as legislações aplicáveis, considerando-se a natureza do documento, o setor de atividade da empresa (podem haver regulamentações setoriais específicas), entre outros aspectos. Por vezes, é recomendável a adoção de uma matriz de temporalidade para facilitar a gestão dos arquivos (inclusive para aferir o que necessita de fato ser digitalizado, vez que nem tudo precisa ser guardado indefinidamente).
Ainda, a nova Lei ainda prevê que “para a garantia de preservação da integridade, da autenticidade e da confidencialidade de documentos públicos será usada certificação digital”, nos termos do §8º, do art. 2-A. O uso da certificação digital, por sua vez, funciona como espécie de “identidade virtual” e vem sendo cada vez mais usada na esfera pública, a citar o acesso a determinados serviços disponibilizados pela Receita Federal.
Segurança das informações
Em conclusão, a digitalização é bem-vinda, sendo necessário, no entanto, investir previamente em meios técnicos para garantir a qualidade, a integridade, a autenticidade e, principalmente, a segurança das informações. Não apenas a Lei da Liberdade Econômica traz essas necessidades, outras legislações baseiam-se em pressupostos semelhantes, a exemplo da Lei 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais).
Dessa feita, não é recomendável o descarte antecipado de documentos, sendo necessário realizar a adequada triagem, bem como aguardar certas regulamentações. Após a eleição do que será eliminado, será preciso traçar um plano para definir as formas corretas de destruição do documento físico. De certa forma, a perda de um documento digital equivale, atualmente, a perdas que ocorriam no passado, com documentos físicos perdidos em incêndios, daí a importância de o tema ser abordado com a devida cautela.
Quer saber mais sobre a digitalização de documentos na sua empresa? Entre em contato agora mesmo.